Wat doen we met de output?

beelschermenAls ik afgelopen jaren om mij heen kijk, is het net alsof iedereen probeert zijn bureau zo vol mogelijk te plaatsen met beeldschermen. Was het ooit een 14” schermpje, zo zie ik nu complete 4K schermen van meer dan een meter verschijnen. En als je 1 scherm hebt, hoor je er niet bij.

De hardwerkende mensen op kantoor zijn de complete dag bezig om zoveel mogelijk informatie te verzamelen en in een andere vorm om te zetten. Van een bestek een calculatie maken bijvoorbeeld. Of een tekening, een materiaalstaat en een enorme brei aan andere content. Alles is enorm belangrijk; want er gaat immers zoveel fout op de bouwplaats.

Voor het uitwerken van al deze data gebruiken we computers en software. Dit lijkt natuurlijk enorm slim en efficiënt, maar niemand heeft in werkelijkheid de complete regie over een project. Alles is in deeltjes opgeknipt qua taken en verantwoordelijkheden. En om dat te managen, wordt gewerkt met een andere datastroom; controles.

Controles in de zin van registraties. Bijvoorbeeld van uren, checklisten en controlestaten. Velen zijn er de hele dag druk mee. Om te controleren of alles wel loopt zoals het hoort te lopen.

In mijn optiek zijn registraties om te controleren een pure vorm van verspilling. En deze stelling leidt in de praktijk nogal eens tot discussie. En daar gaat het natuurlijk om; een goed gesprek in plaats van procedures.

Door de registratie van uren gaat er op die dag geen steen extra gemetseld worden. Wel is de vakman bezig geweest om op veelal papier in te vullen hoeveel tijd hij op het project bezig is geweest, inclusief de soort activiteit die hij die dag heeft verricht. Met name over dit laatste ontstaat vaak discussie; want stel je eens voor dat het niet exact hetzelfde is als in de calculatie. Dan ontstaat er de schreeuwende behoefte om ook dit weer uit te zoeken.

Medewerkers die bezig zijn met de verwerking van deze uren, om deze te verwerken in overzichten om de voortgang te kunnen analyseren en de afwijkingen ten opzichte van de calculatie te noteren, zijn veelal niet in staat om ook daadwerkelijk invloed uit te oefenen op de uitkomst van deze bevindingen.

Uitvoerders, wiens taak het is om de voortgang en de kwaliteit van het werk op de bouw op een zo hoog mogelijk niveau te brengen, kijken in de regel zelden of nooit naar de output van hun collega’s op kantoor. Hij kijkt liever vooruit, naar hetgeen gaat komen.

Een projectleider zal er voor de vorm een paar woorden aan vuil maken, maar al snel gaat het over het behalen van de afgesproken opleverdatum, meer- en minderwerk en de wijzigingen die er gedurende het project zijn geweest. De afwijking in uren is dan geen echte prioriteit.

En zodoende; als het geen prioriteit is of gaat worden; waarom laten we dat hele stelsel van registraties dan in stand?

Mijn stelling; de organisaties zijn dermate opgedeeld, dat geen leidinggevende dit soort activiteiten zal elimineren.

Luisterend naar uitvoerders, dan hoor je al snel dat de administratieve lastendruk hoog is. Bij velen gaan er hierdoor uren verloren, die ze liever en beter willen besteden op de bouwplaats. Eigenlijk is dat de omgekeerde wereld. Er is dus te weinig tijd om een goede aansturing te kunnen doen, omdat er veel geregistreerd moet worden. En een conclusie uit de registraties zou kunnen zijn dat er niet efficiënt genoeg gewerkt wordt, met als mogelijke maatregel een extra uitvoerder op de bouw. En die laatste krijgt er vanzelfsprekend ook weer een deels administratieve taak bij. Nu hij er toch is ….

Voor de duidelijkheid; ik heb geen hekel aan administratieve taken. Zolang deze maar iets toevoegen aan de bedrijfsvoering. En op dat punt valt er nog een wereld te winnen in veel organisaties.

Ik geloof dat een goede uitvoerder precies kan vertellen waarom er op een bepaald moment extra uren besteed moeten worden. Het zou geweldig zijn als hij zijn ideeën om dit te voorkomen breed in de organisatie zou kunnen delen, ook al zal niet iedereen daar vrolijk van worden.
Denk eens aan de informatie waarmee een uitvoerder een gemiddeld project in Nederland moet opstarten. Hoeveel is er dan definitief en compleet van alle informatie die hij ontvangt? Hoeveel wijzigingen krijgt een uitvoerder voor zijn kiezen in de eerste weken?

En hoe vaak wordt de afspraak gemaakt met een werkvoorbereider dat hij zijn volgende project wel compleet af mag werken voordat met de bouw gestart gaat worden? En ja, dit bestek is helaas een uitzondering; het volgende is vast gevuld met minder tegenstrijdigheden.

Als output in de vorm van registraties in spreadsheets en grafiekjes niet werkt; is het dan geen idee om periodiek een goed gesprek met elkaar te voeren? Om naar elkaar te luisteren en ook daadwerkelijk met de afspraken iets te gaan doen?


Over de auteur: Hans de Waay

Samenwerken is mijn vak! Een groep vakmensen presteert niet vanzelf als een topteam. De processen moeten helder zijn, de onderlinge afspraken functioneel en de communicatie zo open als mogelijk. Samen leren van fouten is de basis voor een gezamenlijk rendement. Mijn rol; teams laten inzien wat hun kansen zijn als ze aandacht schenken aan dit onderwerp en vervolgens ondersteunen bij de realisatie. trainer | adviseur | interim | samenwerken is mijn vak | inkoop | LEAN | communicatie | innovatie | bouw | industrie | zorg

Geef een reactie