Voldoende = niet te weinig + niet te veel

fat-albert-1377943_960_720‘Als idioten konden vliegen, zou het hier een vliegveld zijn’, stond te lezen op een bordje bij de deur van de keet. Sjaak en ik kijken elkaar aan en we lachen erom. Sjaak had het bordje van een collega gekregen, nadat ze een project samen hadden uitgevoerd.

Tijdens dat project was het verschil in denken tussen beide mannen helder geworden. Waar Sjaak vaak ’s avonds laat nog bezig was met het project, zo gemakkelijk trok zijn collega om 5 uur de deur achter zich dicht en beëindigde daarmee zijn werkdag.

De zoektocht naar het optimale

Sjaak en zijn collega konden het opvallend goed met elkaar vinden. Wellicht omdat ze dezelfde passie deelden voor dezelfde voetbalclub. Maar ook hun gesprekken gingen verder dan het project alleen. Hoe ze als mens in het leven stonden en wat hun dreef om hun werk naar beste vermogen te doen.

Die gesprekken vormden al snel de basis voor onderling respect. Want juist in de aanpak van hun werk waren de tegenstellingen enorm te noemen. Met dezelfde passie, hetzelfde doel voor ogen, maar een geheel eigen stijl van werken. De duidelijk zichtbare tegenstelling en het respect zorgden voor de mooiste gesprekken. Niet om de ander af te willen troeven, maar de gezamenlijke zoektocht naar het optimale.

Voor Sjaak werd steeds meer duidelijk dat er meer wegen naar Rome waren, dan de weg die hij van jongs af aan had meegekregen. Die hij had geleerd van zijn oude meester en die hem had gebracht waar hij nu stond. Een vakman, zonder twijfel. Een uitvoerder die mooie projecten succesvol had weten te realiseren. Zijn collega’s prezen zijn vakmanschap en zijn gedrevenheid.

In de gesprekken werd al snel duidelijk dat het vakmanschap en de waardering bij zijn collega niet minder waren. En toch waren de verschillen in uitvoering groot. Door er samen over te praten en goed te kijken waaruit de verschillen bestonden, ontstond de behoefte om met de constateringen wat te gaan doen. En dit vormde de aanleiding voor mijn gesprek met Sjaak vandaag.

Selectief te werk gaan

We zien elkaar op de dag dat Sjaak is begonnen op een nieuw project. Het is een bewuste keuze. Dit moment is cruciaal nu hij voor de keuze staat wat zijn werkwijze gaat worden in dit project. Op de voor hem bekende manier met veel extra uren thuis. Of, op een manier die hem in staat stelt om ook rond 5 uur de deur dicht te doen en zo van zijn vrije avond te kunnen genieten.

‘Dat bordje hangt er om mij eraan te herinneren, dat ik niet als een kip zonder kop moet gaan rennen en vliegen. En daarom hangt het bij de deur, zo zie ik het elke dag een paar keer.’

building-plan-681308_960_720Sjaak opent de grote doos die voor hem staat. Een enorme stapel tekeningen komt eruit, een paar mappen en een planning. Het resultaat van de mensen die de voorbereiding hadden gedaan. Voor Sjaak de eerste kennismaking met deze informatie. Normaal zou Sjaak een tekening open slaan en zich gaan verdiepen in het project. Zich het gebouw zo goed mogelijk eigen maken en proberen te begrijpen hoe het gebouwd moet gaan worden. Vandaag gaat het anders. Hij opent geen enkele tekening. Op elke rechteronderhoek kijkt hij of de tekening definitief is, met behulp van een app op zijn smartphone. De grote stapel wordt al snel verdeeld in tweeën. De grootste stapel blijken tekeningen te zijn die reeds vervallen zijn of nog niet definitief zijn, waaronder het palenplan.

De volgende stap is het bekijken van de planning en de lijst met onderaannemers. Ook hier maakt Sjaak weer een schifting; wie heeft er een opdracht ontvangen en wie nog niet. Van het geheel stelt hij een overzicht op via e-mail. Netjes tikt hij de tekeningnummers over in een lijst, maakt een overzicht van de activiteiten waar nog geen leverancier voor is gecontracteerd en welke prioriteit dat in zijn ogen heeft. En tot slot vermeldt hij een aantal data waarop hij een overdracht wil doen, samen met de projectleider en de betrokken werkvoorbereider, als voorbereiding op een startsessie. Over de startsessie die hij voor ogen heeft, heeft hij een bijlage bijgevoegd. Samen bekijken we dit stuk en vol trots kijkt Sjaak me aan. Hij heeft er duidelijk goed over nagedacht en flink werk van gemaakt. Hij leest de mail nog eens door. Alles staat er netjes in. Elke ontvanger weet wat er van hem gevraagd wordt en wanneer Sjaak actie of informatie van hem verwacht.

Nog geen vijf  minuten nadat de mail verzonden is, gaat de telefoon. De projectleider belt. Niet echt vrolijk, maar wel beleefd. Er zijn veel projecten onder handen en de capaciteit op kantoor is niet toereikend. Hij vraagt Sjaak om er het beste van te maken en veel tijd voor een overdracht of startsessie kan de beste man niet vrijmaken. Sjaak hoort het aan. Hij laat zijn collega netjes uitpraten en geeft dan helder en duidelijk aan dat hij het project tot een goed einde wil brengen, met een mooi projectresultaat en op tijd opleveren. Om de projectleider en de werkvoorbereider tijdens de realisatie niet of minimaal tot last te willen zijn, vraagt hij hen beiden om het begin van het project zo goed mogelijk te laten starten. De projectleider hoort het aan en vraagt vervolgens om het een week later in te plannen dan gevraagd, want dan heeft hij alles voor het project nog eens goed doorgenomen en doorgesproken met de werkvoorbereider.

De werkvoorbereider belt aan het eind van de middag. Hij had de mail doorgelezen en daarna ook met de projectleider gesproken. Ze hadden een paar bijeenkomsten samen ingepland om het project door te nemen, de ontbrekende onderaannemers te selecteren en contracteren en het pakket tekeningen definitief te maken. Het ging een weekje langer duren, maar dan zou de informatie zijn zoals door Sjaak gevraagd in zijn mail.

Resultaat

Tijdens de startsessie staat Sjaak voor de groep die bijeengekomen is. Voor hem op tafel liggen stapeltjes tekeningen en andere documenten. In de keet zitten de mensen die het werk gaan doen de komende weken. In het kort geeft Sjaak weer wat voor project het betreft, en gaat daarna over naar het doel van vandaag; antwoord zoeken op de vraag; ‘Wat is voldoende?’.

Het antwoord op deze vraag moet van de mensen in de zaal komen. Wat is voor hen voldoende? Heeft hij voldoende informatie bijvoorbeeld. Of, staan de voor hem belangrijke maten niet op de tekening en wordt het vervolgens een rekenpartijtje op de bouwplaats. Is iedereen ervan overtuigd dat er goed over de logistiek op de bouwplaats is nagedacht. Of moeten we het daar vaker over hebben? Is er nagedacht over de veiligheid en hoe zien we dat samen.

Na twee uur wordt een lijst opgesteld met zaken die geregeld moeten worden, met daarachter een datum waarvoor het geregeld moet zijn. Voor een paar zaken hebben de mannen een creatieve oplossing bedacht die de start van de bouw goed op gang zal weten te krijgen en houden. Kennelijk een punt wat anders vaak tot stille frustratie had geleid en tot tijdverlies. Samen met de werkvoorbereider bespreekt Sjaak de lijst en samen komen ze tot de conclusie dat dit een hoop ellende en tijdverlies bij beide mannen heeft weten te voorkomen. En nog belangrijker; ze weten van elkaar wat de behoefte en mogelijkheden zijn. Ook al is er veel werk.

En Sjaak? Die stapt om 5 uur z’n auto in. Op weg naar huis, andere leuke dingen doen.


Over de auteur: Hans de Waay

Samenwerken is mijn vak! Een groep vakmensen presteert niet vanzelf als een topteam. De processen moeten helder zijn, de onderlinge afspraken functioneel en de communicatie zo open als mogelijk. Samen leren van fouten is de basis voor een gezamenlijk rendement. Mijn rol; teams laten inzien wat hun kansen zijn als ze aandacht schenken aan dit onderwerp en vervolgens ondersteunen bij de realisatie. trainer | adviseur | interim | samenwerken is mijn vak | inkoop | LEAN | communicatie | innovatie | bouw | industrie | zorg

Geef een reactie