Vijf succesfactoren van ketensamenwerking

Meer lezen over het organiseren van ketensamenwerking in de praktijk? Download de gratis kennispaper.

ketensamenwerking

Ketensamenwerking neemt een vlucht in de bouw. In mijn vorige blog las u aan hoe dat komt. Door juist niet te sturen op kosten, kan in de samenwerking tussen opdrachtgever en aanbieder aanzienlijk op deze kosten worden bespaard. Mooi dat dat mogelijk is, maar hoe maak je dat ook waar? In deze blog daarom vijf belangrijke aspecten die van belang zijn om de voorgestelde voordelen van ketensamenwerking ook écht waar te maken.

1.      Investeer tijd (en geld) in de samenwerking

Samenwerken gaat niet vanzelf. Zeker niet in een sector waarbij in het verleden de samenwerking tussen vraag en aanbod continu onder druk heeft gestaan en werd gedomineerd door wantrouwen. Om succesvol met ketensamenwerking aan de slag te kunnen, is het van belang om aan de voorkant te investeren in de kwaliteit van de samenwerking. Het begint al bij de partnerkeuze. Langdurige samenwerkingen zijn gebaad bij vertrouwen en een goed functionerend team. Waar men in de sector jarenlang gewend is geweest te sturen op strikte, formele aanbestedingsprocessen die uitsluitend op papier plaatsvinden, is bij de keuze voor een ketenpartner van belang om ook meer informele zaken te weten te komen en na te gaan of de teams van opdrachtgever en aanbieder wel bij elkaar passen. Wat is bijvoorbeeld de intrinsieke motivatie van de ketenpartner? En welk team stelt hij voor de samenwerking beschikbaar? Past dit team bij het team van de opdrachtgever? Dergelijke vragen kunnen eigenlijk alleen beantwoord worden door reeds tijdens de selectieprocedure met elkaar om de tafel te gaan. Een sollicitant wordt tenslotte ook niet aangenomen op basis van uitsluitend zijn sollicitatiebrief en CV…

Wanneer de partner eenmaal gekozen is, blijft het van belang om te investeren in de samenwerking. Daarbij is het van belang om aandacht te hebben voor zowel de formele als de informele samenwerking. De formele samenwerking kan worden versterkt door te sturen op gestandaardiseerde processen en documenten voor besluitvorming, communicatie en planning. De informele samenwerking kan worden versterkt door teambuilding en het faciliteren van een informele overlegstructuur. In de ideale situatie worden formele besluiten snel en probleemloos genomen doordat in de informele overlegstructuur tussen opdrachtgever en aanbieder alle voor- en nadelen van het besluit al zijn besproken. Zo worden de formele bijeenkomsten kort maar krachtig gehouden en besluiten goed én zonder vertraging afgehamerd. De trein kan weer verder!

2.      Doelen en belangen

Samenwerken gaat beter wanneer het gezamenlijk belang groter is dan de individuele belangen van de samenwerkingspartners. In die situatie heeft immers iedereen er belang bij dat de doelstellingen worden gehaald. Het formuleren van duidelijke doelstellingen is daarom een must voor iedere ketensamenwerking. Ook dat begint weer bij de opdrachtgever, met het formuleren van breed gedragen, duidelijk meetbare projectdoelstellingen. Zonder dat duidelijk is wat de opdrachtgever nu echt wil, is het immers lastig of zelfs onmogelijk om aan de wens te voldoen. Vervolgens is het van belang om gezamenlijk tussen opdrachtgever en aanbieder alle belangen en belanghouders in kaart te brengen. Hoe completer het belangenspeelveld wordt, hoe beter de voedingsbodem voor de samenwerking zal zijn. Het is de kunst om tegenstrijdige belangen bespreekbaar te maken (bijv. lage kostprijs versus rendement) en goed te verkennen welke gezamenlijke belangen er zijn. Deze gezamenlijke belangen vormen de belangrijkste verbinding tussen de ketenpartners en zijn dé houvast in moeilijkere tijden.

In veel samenwerkingstrajecten gaat het over het ‘ontzorgen’ van de opdrachtgever. Hoewel dit natuurlijk positief klinkt, is ontzorgen ook een gevaarlijk begrip. Het impliceert namelijk dat de aanbieder met zijn keten alles voor de opdrachtgever regelt en organiseert, terwijl de opdrachtgever achterover kan leunen. Dat is zeker niet het geval. Voor een opdrachtgever vervalt weliswaar de rol van het voorschrijven van oplossingen, maar tegelijkertijd komt het vormen van een duidelijke visie en eenduidige projectdoelstellingen er als taak bij. De opdrachtgever heeft daarnaast onder andere de verantwoordelijkheid om het besluitvormingsproces niet uit te laten lopen en zijn klanten (vaak zijn dat de huurders) op passende wijze te informeren en te betrekken. De basis van ketensamenwerking is daarmee niet zozeer het ontzorgen van de opdrachtgever, maar eerder het neerleggen van taken bij die schakels in de keten die deze het beste en meest efficiënt kunnen volbrengen.

3.      Meten is weten

Wanneer is de ketensamenwerking succesvol? Die vraag kan alleen worden beantwoord wanneer het effect van de samenwerking daadwerkelijk wordt gemeten. Daarvoor is het van belang om zogenaamde Kritische Prestatie Indicatoren met elkaar te vast te stellen. Goede KPI’s zijn ambitieus doch realistisch, maar vooral meetbaar. Om te meten of een KPI behaald is, is het van belang om voor de start van het project gegevens te verzamelen en op cruciale momenten ook daadwerkelijk te meten of het beoogde niveau is gehaald. Wanneer bijvoorbeeld het doel wordt gesteld dat de klanttevredenheid als gevolg van de aanpak moet verbeteren, is het wel van belang om te weten wat de klanttevredenheid is voordat het project van start gaat. Het meten kost tijd en dus ook geld, maar wanneer dit goed wordt opgepakt zijn de resultaten van onschatbare waarde en wordt de inspanning dus ook snel weer terugverdiend.

De klanttevredenheid is de KPI die bij ketensamenwerking het vaakst wordt gemeten. Maar gezamenlijk is het mogelijk om nog veel meer prestaties meetbaar te maken en te streven naar verbetering. Denk daarbij onder andere aan:

  • De doorlooptijd van besluitvormingsprocessen;
  • Het aantal opleverpunten en de tijdsduur dat deze punten open staan;
  • Responstijden en doorlooptijden van klachtafhandeling;
  • Opkomst bij bewonersavonden en andere meetings;
  • Behaalde prestaties voor energiebesparing, milieuscores of andere effectmetingen
  • De mate waarin een project te maken krijgt met budgetoverschrijdingen

Hoewel vrijwel alle prestaties in een KPI te vatten zijn, is het van belang om niet te veel door te slaan in bureaucratie. Beperk de KPI’s tot die zaken die bijdragen aan de hoofddoelstellingen van het project. Daarbij is het raadzaam om niet alleen KPI’s te formuleren vanuit de opdrachtgever naar de ketenpartners, maar ook andersom. Het succes van de samenwerking moet immers vanuit twee kanten worden gerealiseerd!

4.      Evalueren, evalueren en evalueren

Het klinkt logisch dat regelmatig evalueren noodzakelijk is om de samenwerking continu te blijven verbeteren. Dat is ook logisch, maar toch wordt het evalueren maar mondjesmaat opgepakt. Evalueren kost tijd (en dus geld) en lijkt daarmee ten koste te gaan van de efficiency en beoogde kostenbesparing. Toch blijkt uit iedere evaluatie weer dat er een veelvoud aan tijds- en kostenbesparing kan worden gehaald wanneer de resultaten van een grondige evaluatie in het proces worden geïmplementeerd. Wanneer met verschillende ketens in één project wordt samengewerkt (bijvoorbeeld bij planmatig onderhoud of dagelijks onderhoud) is het zinvol om met deze ketenpartners individueel én gezamenlijk te evalueren. De individuele evaluatie heeft dan het karakter van een wederzijdse beoordeling, welke in de gezamenlijke evaluatie kan worden ingezet om tussen de ketens de sterkere en zwakkere punten inzichtelijk te maken en zo ervoor te zorgen dat ketenpartners van elkaar leren en elkaar gaan versterken. Zo ontstaat binnen de ketensamenwerking een mooie wisselwerking met wederzijds belang tussen partijen die normaalgesproken elkaars concurrenten kunnen zijn.

5.      De kunst van bij elkaar blijven (ook als de grootste rek uit de prijs is)

Een succesvolle ketensamenwerking kan spectaculaire kostenbesparingen van 10% tot 20% opleveren, zo geven experts aan. Dat is een mooi vooruitzicht, maar tegelijkertijd voor de langere termijn ook een valkuil. Wanneer de teams eenmaal op elkaar zijn ingewerkt en protocollen en standaarden zijn uitgekristalliseerd, zal de jaarlijkse kostenbesparing afvlakken tot het laagst haalbare kostenniveau is bereikt en alle lucht uit het samenwerkingsproces verdwenen is. Wanneer op dat moment de loon- en materiaalkosten weer gaan stijgen, zijn de kostenbesparingen verleden tijd en zullen de kosten weer gaan stijgen. Dat zegt echter niets over de samenwerking zelf, maar is te wijten aan marktomstandigheden. Voor het management van de opdrachtgever kunnen deze kostenstijgingen een reden zijn om de ketensamenwerking te heroverwegen. De doelstelling van kostenbesparing wordt immers niet meer behaald. Op dat moment is het wel van belang om terug te kijken naar de besparingen die in de eerste jaren zijn geboekt en na te gaan of de inspanningen en investeringen die reeds zijn gedaan, opwegen tegen de besparingen die kunnen worden geboekt bij keuze voor andere ketenpartners of andere samenwerkingsvormen. De realiteit daarbij is meestal dat nieuwe samenwerkingen weer een aantal jaren nodig hebben om tot een nieuw optimum te komen. Het is dus de kunst om niet alleen te varen op basale informatie over de ontwikkeling van de projectkosten, maar zeker ook het verloop van het samenwerkingstraject en de reeds geboekte resultaten te beschouwen. Een goede set KPI’s kan daarbij helpen omdat daaruit duidelijk kan worden gedestilleerd op welke terreinen er door de jaren heen vooruitgang is geboekt.

Gelukkig huwelijk?

Ketensamenwerking vraagt om investeren aan de voorkant, zowel voor de opdrachtgever als voor de ketenpartners. Dat lijkt een open deur, maar een veel gehoorde motivatie voor ketensamenwerking is de kostenbesparing, waarmee het onlogisch lijkt om te beginnen met een flinke investering. Toch gaan ook hier de kosten voor de baten uit. De titel van mijn vorige blog over dit onderwerp luidde ‘Ga voor een relatie’. Wie hier echt voor wil gaan, weet dat het belangrijk is om in zo’n relatie te (blijven) investeren. Blijft dat achterwege, dan eindigt een gelukkig huwelijk niet zelden in een afstandelijk verstandshuwelijk of een onvermijdelijke echtscheiding…

Meer weten?

Download de gratis kennispaper van SlimRenoveren over ketensamenwerking in de praktijk op www.slimrenoveren.nl/ketensamenwerking. Inclusief een checklist van tien handige standaarddocumenten om het proces in te richten.


Over de auteur: Sean Vos

"De bouwsector kan een enorme innovatieslag maken door projecten seriematiger aan te pakken en projectoverstijgend samen te werken..." Mijn visie: met samenwerking en opschaling kom je verder. Door projectoverstijgend samen te werken, kunnen de faalkosten in de bouwsector flink omlaag. Bovendien opent dit mogelijkheden voor innovatie en cocreatie, omdat ontwikkelkosten over meerdere projecten én meerdere samenwerkingspartners kunnen worden verdeeld. De huidige bouwtraditie lijkt hier echter niet op ingericht. Het is daarom tijd voor verandering. Ik weiger te geloven dat de bouwsector tradioneel is en zal blijven. Liever ga ik de uitdaging aan. Wie nooit iets probeert, zal immers nooit iets veranderen... Met deze visie ben ik drie jaar geleden begonnen met SlimRenoveren, een advies- en productontwikkelingsbureau voor het vakgebied renovatie. Samen met mijn collega Doris de Bruijn ontwikkel ik concepten en producten voor het seriematig verbeteren van de bestaande (woning)voorraad en help ik opdrachtgevers bij de implementatie daarvan. Een mooie uitdaging in een markt die zich op dit moment razendsnel ontwikkelt!

Geef een reactie

Uw privacy en het gebruik van cookies

Deze website gebruikt cookies om de inhoud en de marketing van onze website te personaliseren, extra functies te bieden en websiteverkeer te analyseren.

Per categorie; functioneel of marketing, wordt duidelijk aangegeven waar de cookies voor dienen. U kunt zelf bepalen welke cookies aan of uit mogen staan.

Wanneer u direct op ‘Accepteren’ klikt dan gaat u akkoord met de toepassing van alle cookies binnen deze website.

Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens en gebruik van cookies kunt u vinden in onze privacyverklaring.

x

  • Functioneel
  • Marketing

Deze website gebruikt cookies die voor de functionaliteit van de website noodzakelijk zijn. Denk aan basisfuncties, instellingen, pagina-navigatie en o.a. toegang tot beveiligde delen van de website. Zonder deze cookies kan de website niet naar behoren werken. Deze cookies zijn verplicht om te accepteren. Gegevens die via Google Analytics worden verwerkt zijn allemaal anoniem en bevatten geen persoonsgegevens.

 

Naam Aanbieder Doel Vervaldatum Type
_ga Google Analytics Ten behoeven analyse websiteverkeer 2 Jaar HTTP
_gat Google Analytics Beperkt het aantal geregistreerde gegevens voor Google 1 Minuut HTTP
_gid Google Analytics Ten behoeven analyse websiteverkeer 1 Dag HTTP
ysdb-cookiealert bouwkennisblog.nl Bijhouden geaccepteerde cookies 1 Jaar HTTP
ysdb-cookiealert-hash bouwkennisblog.nl Bijhouden of de cookies aangepast zijn 1 Jaar HTTP

Deze website gebruikt cookies die worden gebruikt om een optimale beleving te bieden aan bezoekers. Via deze cookies kunnen we continu onze diensten versterken en verbeteren. We houden bijvoorbeeld in de gaten wat de meest favoriete pagina’s zijn. Wij maken op basis van onze cookies GEEN gebruik van advertenties. Alle gegevens zijn anoniem en niet traceerbaar naar de bezoeker.

 

Naam Aanbieder Doel Vervaldatum Type
Hotjar, _hjUserId _hjIncludedInSample Hotjar Om inzicht te krijgen in waar gekeken en geklikt wordt op onze website wordt gebruik gemaakt van Hotjar cookies. Met behulp van de gegevens die door deze cookies worden verzameld kunnen we analyseren wat er op de website gedaan wordt om de website te kunnen verbeteren. 1 Jaar HTTP