Sneller? Dan moet het beter!

meeting roomDe sfeer in de directiekamer is er niet een vol optimisme. Ondanks dat het orderboek goed gevuld is en de projecten zonder al te grote problemen worden uitgevoerd. De sfeer onder het personeel is prima: vrijwel geen zieken of mensen die overstappen naar een ander. De leveranciers en projectpartners doen goed mee. Geven aan graag voor deze bouwer te willen werken en noemen de bouwer ook actief als referentie op hun websites. So far, so good?

De cijfers van het eerste halfjaar van 2016 laten zien dat de omzet stijgt, maar ook dat de kosten harder stijgen dan verwacht. Al pratende met leveranciers blijkt dat men moeite heeft een voorspelling te doen waar de prijzen heen gaan. Met de grootste klanten is ook informeel gesproken; nee, op de lopende projecten kan men geen prijsstijgingen doorbelasten. Voor zover de inleiding.

Drie kwart van de doorlooptijd

Of ik een mogelijkheid zag om op de lopende en komende projecten met een list te komen die tot positieve resultaten kon leiden. Tijd om alle opdrachten los te analyseren is er niet. En dan nog is het de vraag of het bedrijf er veel wijzer van wordt. Na een nachtje slapen heb ik het volgende voorstel gedaan: alle projecten gaan we in 75% van de geplande tijd doen. Dit geldt voor de periode vanaf het moment van opdracht verwerving tot en met de oplevering. Deze periode wordt ook wel de doorlooptijd genoemd.

In een gezamenlijke bespreking met directie en de projectleiders heb ik dit voorstel gedaan en toegelicht. De eerste vraag van de projectleiders; ‘waarom sneller?’. Er is een contractdatum en die moet gehaald worden. Punt uit. Mijn antwoord: ‘Stel het lukt ons om binnen de begrote uren te blijven, maar we gaan eerder opleveren. In de tijd die vrijkomt zijn we bezig met een ander project, welke ook termijnen genereert. Kortom, over een jaar gezien kunnen we zodoende meer termijnen sturen dan anders. Er zullen kosten zijn die gelijk blijven, denk aan materiaal en mensen. De kosten van materieel en de bouwplaatsinrichting zijn tijdsgebonden en worden derhalve lager per project. Per jaar blijven ze gelijk, immers we blijven gewoon doorbouwen.’

De tweede vraag van de projectleiders: ‘Maar dan moeten we met extra mensen werken.’ Mijn antwoord: ‘Dat klopt, we gaan dezelfde uren in een kortere tijd maken. Dat betekent inderdaad extra mensen. Het is de vraag waar we de extra mensen op inzetten. Uit het onderzoek van Heijmans / TU/e over de gemiddelde productiviteit van een medewerker op de bouwplaats, blijkt dat 38% besteed wordt aan directe zaken. Ruim 41% wordt besteed aan indirecte zaken, zoals interne logistiek. Met extra sjouwers kunnen we er voor zorgen dat de vakmannen hun tijd maximaal besteden aan het samenstellen van het gebouw en een stuk minder aan lopen met materiaal of afval.’

Alternatieve bouwvormen en technieken

Naar mijn idee kunnen we veel tijd en energie steken in alternatieve bouwvormen en technieken. Echter, in de lopende projecten ontbreekt de tijd om hier serieus resultaat uit te kunnen verwachten. In de komende projecten is veel van de inkoop en werkvoorbereiding reeds gedaan, ook dat is op detail een afweging of het lonend is om hier actie op te ondernemen.

besprekingIn de nieuwe aanvragen is het zeker wel lonend om te kijken of er alternatieven te bedenken zijn om de doorlooptijd te verkorten. Dit onderwerp is besproken met de projectleiders, werkvoorbereiders en uitvoerders. Na een uur stonden ruim 30 onderwerpen op de flip-over geschreven als zaken die de kostprijs niet zouden verhogen en de doorlooptijd flink konden verkorten. En het mooiste van alles: zelfs op de lopende projecten waren veel zaken te gebruiken.

En natuurlijk. Ook dit bedrijf loopt tegen levertijden aan die oplopen. Soms is accepteren het enige wat je er mee kunt. Maar er is vaak zoveel meer dat wel kan werken. Het voorbeeld waar ik iedereen deze week over hoorde, de dagstart, dat levert veel tijdwinst op. Samen voor de planning, even de klokjes gelijk zetten over de stand van zaken en de kansen zoeken waar het beter kan en alert zijn op waar het nodig is. Zeker in de voorbereiding blijkt dit veel tijd te winnen en ook dat verkort de doorlooptijd.

De kracht van samenwerken

Van samen een doel bepalen; los van de vraag of dit wel heel realistisch is of exact klopt. Van samen nadenken hoe het doel bereikt kan worden; er zijn heel veel wegen naar Rome. Van samen nadenken naar samen doen. De tijd schrijdt voort en door te doen gaan we samen ervaren.

  • Durven we het samen aan?
  • Geeft het voldoende zicht op het gewenste resultaat?
  • Geeft het ons nieuwe inzichten?
  • Kan en wil iedereen mee?

 
En tot slot, samen leren. Door fouten te maken en weer op te staan. Door een meevaller en daar even heerlijk van te genieten. Doorlooptijdverkorting. Een mooi middel om de kostprijs van het project prima mee te beïnvloeden, op weg naar zwarte cijfers.


Over de auteur: Hans de Waay

Samenwerken is mijn vak! Een groep vakmensen presteert niet vanzelf als een topteam. De processen moeten helder zijn, de onderlinge afspraken functioneel en de communicatie zo open als mogelijk. Samen leren van fouten is de basis voor een gezamenlijk rendement. Mijn rol; teams laten inzien wat hun kansen zijn als ze aandacht schenken aan dit onderwerp en vervolgens ondersteunen bij de realisatie. trainer | adviseur | interim | samenwerken is mijn vak | inkoop | LEAN | communicatie | innovatie | bouw | industrie | zorg

Geef een reactie