Project of proces, that’s the question

procesVraag een uitvoerder, projectleider of metselaar bij een aannemer naar het project waar hij mee bezig is en je hebt altijd een goed gesprek. In vrijwel elk gesprek hoor ik ‘mooi werk’, ‘uniek gebouw’ en ‘bijzondere bouw’ langskomen. Gelukkig zijn er veel mensen trots op het werk waar ze bij betrokken zijn.

Ik zal zeker niet ontkennen dat er mooie en unieke projecten in de bouw te vinden zijn. In mijn optiek zou het proces waarbij deze gebouwen tot stand komen veel meer aandacht mogen krijgen. In de praktijk zie ik veel bouwers worstelen op dit punt, want waar ligt het verschil tussen project en proces?

Laat ik eens een voorbeeld geven. Stel, ik wil op vakantie naar Kreta en vraag aan mijn werkgever om vrije dagen. Ik vraag om snipperdagen op te nemen, van datum X tot datum Y. Mijn werkgever keurt deze dagen goed (of niet) en noteert deze data als opgenomen snipperdagen. Het feit dat ik deze tijd gebruik om naar Kreta te gaan doet er niet toe. Voor mij wel, maar in het proces voor mijn werkgever niet.

Ander voorbeeld; voor een project moet iets worden gekocht. Of dat nu een dakpan is of een heipaal; het proces van inkopen kan exact hetzelfde zijn;

  1. Ik moet bepalen wat er exact moet worden ingekocht. Dit moet ik helder op een rijtje krijgen;
  2. Ik geef aan welke condities ik hanteer bij de uitvraag;
  3. Ik leg de vraag neer bij diverse leveranciers;
  4. Ik ontvang offertes;
  5. Ik beoordeel de offertes;
  6. Ik maak een keuze met wie ik in onderhandeling ga;
  7. Ik kom met 1 van de aanbieders tot overeenstemming;
  8. Ik plaats een bestelling;
  9. Ik krijg een tegenbevestiging die ik controleer;
  10. Ik plaats een afroep;
  11. De materialen worden geleverd, de pakbon wordt gecontroleerd en afgetekend;
  12. Ik keur de materialen bij ontvangst;
  13. Bij afkeur ga ik in gesprek met de leverancier;
  14. Ik ontvang een factuur;
  15. Et cetera

 
Kortom; het proces staat los van de inhoud. De dakpan, de heipaal, het casco; de inkoop van deze materialen doorloopt hetzelfde proces. En als dat kan met inkoop, kan het dan ook bij alle andere processen binnen het project? Door aandacht te geven aan processen, wordt snel duidelijk waar de voordelen te behalen zijn. Immers, de praktijk zit vol met voorbeelden van handelingen die gekenmerkt moeten worden als vorm van verspilling.

Praktijkvoorbeeld
Samen met een groep medewerkers die actief zijn in de ruwbouw, hebben we van minuut tot minuut in kaart gebracht hoe er gewerkt is. Door simpelweg een camera te laten draaien die elke 10 seconden een foto schiet, een uur lang. Van deze beelden is een minifilmpje gemaakt, dat met de mannen samen bekeken is. De doorlooptijd van deze mannen per vloer is door elke week zo’n filmpje te maken en te bespreken met ruim 1/3 van de tijd teruggedrongen. Door samen te zoeken naar de verspillingen.

De grootste verspilling is die van ‘wachten’. De handelingen van de mannen vereisen een bepaalde volgorde. Hierdoor komt bijvoorbeeld de elektricien niet verder met het monteren van leidingen als de vlechter ergens bezig was en even later andersom. De wachttijd van de vlechter en die van de elektricien was samen al snel 15 minuten per uur. Telkens maar eventjes, maar samen dus wel 25% van de tijd. Door elkaar telkens eventjes te helpen kon de wachttijd van beiden er vrijwel uit.

Doordat het zichtbaar werd, ontstond het inzicht. Vanuit het inzicht ontstonden de ideeën waarmee de mensen aan de slag zijn gegaan. Het zichtbaar maken van het proces van handelingen kan overal. In de ruwbouw en in de afbouw; je krijgt het pas door als je het ziet! Wat we hiermee nastreven is niet de mensen opjutten om harder te werken, maar om de tijd die besteed wordt zo nuttig mogelijk te besteden. Grofweg kijken we op de bouwplaats naar 3 vormen van verspilling;

  • Lopen
  • Wachten
  • Zoeken

 
Heb jij een idee hoeveel mensen lopen op een bouwplaats?

Praktijkvoorbeeld

Tijdens een nul-op-de-meter renovatie heb ik onlangs een ploeg die nieuwe gevels ging monteren op 2 bestaande woningen een dag mogen volgen. Een van de mannen had een stappenteller bij zich. Ondanks dat de bouwplaats niet groter was dan 50 bij 50 meter is die dag 7,74 kilometer gelopen. Kortom: 2 van de 8 uur zijn die dag besteed aan lopen. Nu is de vraag; wat kun je bedenken om de looptijd om te zetten in tijd waarin gewerkt wordt aan de woning; waarin zogenaamd ‘klantwaarde’ wordt gecreëerd. Is 2 van de 8 uur dan veel of weinig? Goede vraag!

Op vrijwel elke telefoon zit tegenwoordig een stappentellerfunctie en anders is deze voor een paar euro te koop bij de drogist op de hoek. Op zowel de kantoren als op de bouwplaats heb ik met mensen gekeken naar de tijd die in lopen is gaan zitten op een dag. Het blijft bijzonder met welke ideeën mensen aan de slag gaan, op het moment dat ze zich bewust zijn hoeveel tijd met deze vorm van verspilling gepaard gaat. Juist op het moment dat de werkdruk erg hoog is.

Hoeveel tijd gaat er vandaag bij jou verloren door lopen, wachten of zoeken?

Succes met het optimaliseren van jouw proces!


Over de auteur: Hans de Waay

Samenwerken is mijn vak! Een groep vakmensen presteert niet vanzelf als een topteam. De processen moeten helder zijn, de onderlinge afspraken functioneel en de communicatie zo open als mogelijk. Samen leren van fouten is de basis voor een gezamenlijk rendement. Mijn rol; teams laten inzien wat hun kansen zijn als ze aandacht schenken aan dit onderwerp en vervolgens ondersteunen bij de realisatie. trainer | adviseur | interim | samenwerken is mijn vak | inkoop | LEAN | communicatie | innovatie | bouw | industrie | zorg

Geef een reactie