Papier vreet tijd!

hand-859515_960_720Alles om ons heen wordt digitaal. Of, is vaak al digitaal, maar we maken er toch weer iets tastbaars van. Door het te printen op papier en straks ook op onze 3D printer. Op een of andere manier is het loslaten van papier niet iets vanzelfsprekend. Komt het omdat we met kleuren, tekenen en schrijven op papier zijn opgegroeid? In de supermarkt zie ik dit ook terug. Nog steeds lopen een aantal mensen met een papiertje in de hand, als geheugensteuntje bij het boodschappen doen. En langzaam aan zijn er steeds meer mensen die de app van de supermarkt gebruiken.

En op onze kantoren en bouwplaatsen? Eigenlijk is het daar niet veel anders. Nog steeds liggen bureaus en bouwketen vol met papier, naast steeds groter wordende beeldschermen. Kijk ik op LinkedIn, dan zie ik al jaren diverse oplossingen aangedragen worden om alles te digitaliseren. Ons hele werkproces kan blijkbaar op vele manieren digitaal gemaakt worden. In mijn praktijk zie ik een werkelijkheid die toch vaak een innige vermenging is van digitaal en papier. Sterker, mijn eigen accountant vereist dat ik al mijn bonnetjes en facturen in een map bij haar aanlever. En al die bonnetjes en facturen komen uit mijn eigen printer!

Oud nieuws

Dat een werkproces geheel digitaal kan, dat zal niet echt schokkend nieuws zijn. Dat je zonder papier veel goedkoper uit bent, dat is voor velen waarschijnlijk vreemd om te horen. Niet dat papier of de printer zo veel duurder zijn, maar papier vreet tijd. En daar zit de kneep.

Toen De Telegraaf vanmorgen de drukpers opstartte werden de ontwikkelingen in de wereld niet voor 24 uur even stilgezet. Nee, alles ging gewoon door. Ook het nieuws. Dus toen de krant bij u op de mat viel, was dat al oud nieuws. En zo is het met de tekeningen van de repro precies hetzelfde. Alleen weet u als ontvanger van de tekening niet of er inmiddels een nieuwe versie is. Tenzij de tekening voorzien is van een code waarmee u na scannen kunt zien of deze nog actueel is of niet. En waarmee scant u? Inderdaad, met een digitaal apparaat. Met hetzelfde apparaat had u ook de immer actuele versie van deze tekening of het model kunnen bekijken. En doen u en uw collega’s op de bouwplaats dit trouw elke dag?

stapler-1016310_960_720

Investeren in digitaal werken

Langzaamaan komen de laptops en tablets steeds vaker op tafel bij vergaderingen. En steeds vaker wordt in één gezamenlijk document de aantekeningen en verdeling van taken bijgehouden. Tijdens de vergadering ziet iedereen wat er wordt vastgelegd en wat voor hem of haar relevant is in de komende periode. In organisaties waar dit nog niet gemeengoed is, is papier veelal de drager van informatie. Meestal maken meerdere mensen aantekeningen. De notulist verwerkt zijn aantekeningen na afloop van de bijeenkomst en verspreid deze naar de aanwezigen. Niet zelden dagen na de bijeenkomst. De actualiteit van de nodige acties is dan bij sommige aanwezigen al flink afgezwakt.

In veel organisaties is papier terug te vinden in ordners. Kasten vol informatie. Vrijwel zonder uitzondering uitgeprint uit eigen printers of printers van toeleveranciers en andere projectpartners. De bron is zonder uitzondering een digitaal document. Al die tijd om papier te printen, op te halen van de printer, te verplaatsen, te sorteren, op te bergen en later weer op te zoeken is direct te koppelen aan het fenomeen papier. Stuk voor stuk hele normale handelingen en het lijkt ook helemaal niets. Tot het moment je de tijd werkelijk gaat bijhouden, met bijvoorbeeld een time lapse. Niet zelden zijn medewerkers tot de conclusie gekomen dat papier meer dan een derde van hun werktijd in beslag nam.
En ja, digitaal werken is niet gratis. Maar grappig genoeg hebben we alle benodigde investeringen vaak al lang gedaan.

Vrachtbrieven ter inspiratie

Een heel boeiend voorbeeld, netjes uitgedrukt in geld, trof ik onlangs in de wereld van transport aan. Elke vracht is wettelijk verplicht om voorzien te zijn van een vrachtbrief. Jaarlijks gaan er vele miljoenen van deze vrachtbriefjes mee in de trucks op onze wegen. Het organiseren van deze vrachtbrief kost gemiddeld zo’n € 6,50. De digitale variant blijkt ongeveer € 1,- te kosten. Per vrachtbrief al snel een voordeel van zo’n € 5,50. Dat lijkt misschien niet veel, maar tel het aantal vrachtbriefjes op het bureau van een uitvoerder maar eens die hij op een dag binnen krijgt!

En al die vrachtbriefjes gaan even later van de bouwplaats naar kantoor. In mappen of dozen. En een ander gaat al deze informatie overnemen in een digitaal systeem. De brancheorganisaties in de transportwereld hebben daarom een platform gemaakt om dit hele proces te automatiseren, genaamd TransFollow. En aan dit platform kan iedereen zijn ERP of TMS systeem koppelen.

Bij een organisatie waar ik nu loop telden we al snel meer dan 20.000 vrachtbriefjes die per jaar door de organisatie gaan. Inderdaad; hier valt structureel meer dan een ton te besparen. En dan komt daar nog de besparing aan tijd voor het verplaatsen van de vrachtbriefjes en het opbergen van deze documenten bij.

Als ik de rekensom van TransFollow maak voor de vele andere documenten die we in de bouw gebruiken, dan is het voordeel van digitaal werken al snel een heel lucratieve aangelegenheid. Ik denk maar even aan de urenbriefjes van de diverse partijen die actief zijn op bouwplaatsen. Elke dag vraagt dit bij alle betrokken partijen om tijd. Door dit te digitaliseren ontstaat continu actueel inzicht met een minimum aan benodigde tijd. En kunnen alle mensen dat? Deze vraag komt steeds terug. Hoeveel mensen zie jij zonder telefoon op straat of op de bouwplaats lopen? Inderdaad; niemand meer. En als ze kunnen appen, kunnen zo ook dit soort apps bedienen. Zeker als er geen alternatief voor handen is, wat altijd o zo vertrouwd heeft aangevoeld.


Over de auteur: Hans de Waay

Samenwerken is mijn vak! Een groep vakmensen presteert niet vanzelf als een topteam. De processen moeten helder zijn, de onderlinge afspraken functioneel en de communicatie zo open als mogelijk. Samen leren van fouten is de basis voor een gezamenlijk rendement. Mijn rol; teams laten inzien wat hun kansen zijn als ze aandacht schenken aan dit onderwerp en vervolgens ondersteunen bij de realisatie. trainer | adviseur | interim | samenwerken is mijn vak | inkoop | LEAN | communicatie | innovatie | bouw | industrie | zorg

Geef een reactie