Ik heb geen tijd

clock-611619_640‘Ik heb geen tijd, app me maar wat je nodig hebt.’ Is het eerste wat de uitvoerder tegen me zei, in ons eerste telefoongesprek. Welgeteld 10 seconden duurde het. 10 seconden waarin ik mij had willen voorstellen, de reden had willen vertellen waarom ik belde en had willen bespreken wanneer de uitvoerder tijd voor mij heeft. Om over tijdgebrek en tijdbesteding te praten. Kortom; een slecht begin en helaas geen uitzondering.

De aanleiding voor mijn belletje naar de uitvoerder is ingegeven door de fors toegenomen orderportefeuille in de organisatie. De directeur is van mening dat iedereen dan maar een tandje harder moet lopen en aan mij te vraag wat de rek in de organisatie zou zijn.

Van alles te veel, behalve van tijd

Gelukkig moet ieder mens eten en een week later zit ik met de uitvoerder een pizza te eten in de keet. We hebben amper een hap genomen en de uitvoerder raakt al flink op stoom als het begrip tijd langskomt. Hij heeft van alles dat op werk lijkt veel te veel en van 1 ding te weinig; tijd. In het gesprek gaat het van tijdgebrek al snel over naar de grote hoeveelheid te verwerken informatie, de kwaliteit van de informatie en de snelheid waarmee iedereen aan het werk is. En de laatste man in deze rij is de uitvoerder. Hij moet van die enorme papierbrij de mensen op de bouw aansturen. En los van die papierbrij komt daar dan ook nog de mail, de app, de sms en sinds vorig jaar zaken als KYP bij. Stuk voor stuk prima, maar samen veel te veel.

‘Ik heb het gevoel dat ik constant achter de feiten aanloop’ is de zin die het hele verhaal aardig lijkt samen te vatten. We eten de pizza op en bekijken samen de informatie die in een doos is aangeleverd; het volgende spoedproject dat over 2 weken van start moet gaan. Op 1 kilometer van het huidige project; de uitvoerder kan het er vast wel even bij doen was vast iemands gedachte. We spreken af dat ik bij dit project een praatje ga maken met de werkvoorbereider en de projectleider. Zodra dit gesprek geweest is laat ik via de app weten wanneer ik weer langs kom.

Groene en rode vinkjes

Het belletje naar de werkvoorbereider duurde ruim 20 minuten. Op mijn vraag of ik een afspraak kon maken om langs te komen, kreeg ik een batterij aan vragen op mij afgevuurd. Hoeveel tijd gaat het kosten, waar is het voor, moet er niemand anders bij zijn, waarom hij en niet een ander, wordt het straks tegen me gebruikt en meer van dat soort defensieve vragen. De sfeer zat er gelijk goed in.
tick-313589_640De dag later keken we elkaar in de ogen en de ontvangst was heel hartelijk. De werkvoorbereider was een gedreven vent met enorm veel ervaring, opgedaan bij diverse bedrijven. Sinds 2 jaar had hij hier een vaste baan. Zijn werkruimte hing vol foto’s van diverse projecten. Deze man is trots op het bedrijf en wat er geproduceerd wordt. Aan de stapels papier op zijn tafels te zien had hij aan werk niet te klagen. Op vrijwel alle stapeltjes papier lag een formulier. Een overzicht, duidelijk bedoeld ter controle. Op veel vakjes stonden groene vinkjes of rode kruisjes.

De uitleg die volgde was glashelder; ‘Alles wat geregeld moet worden staat op het formulier. Is er nog niets aan gedaan, dan staat er niets. Is het geregeld dan staat er een groene vink. Is er een probleem, dan staat er een rood kruis.’. Heerlijk zo’n duidelijke uitleg. In de doos van de uitvoerder had ik dit formulier niet gezien en was benieuwd of alle informatie bij de uitvoerder dan ook volledig voorzien zou zijn van groene vinken. Oftewel alles is klaar om verwerkt te worden, er zijn geen problemen. ‘Nee, dit formulier is alleen voor intern gebruik op deze afdeling’, zou luidde het antwoord. ‘Alle informatie die naar de uitvoerder is gegaan in de doos is puur informatief, om alvast een beetje in te lezen. Hij krijgt binnenkort de informatie die definitief is, of daarvoor door moet gaan.’. Ik hoor de uitleg aan en krijg toch niet de indruk dat deze variant ook zo begrepen is door de uitvoerder. En op het moment dat ik het de werkvoorbereider vraag, lees ik de twijfel in z’n ogen. We spreken af om de dag erop samen even langs de bouw te gaan met deze vraag. De werkvoorbereider was nog niet op het werk geweest en wou er ook wel graag even gevoel bij hebben en een plaatje schieten.

Puzzel

Samen met de uitvoerder en de werkvoorbereider drinken we koffie in de keet. Op tafel ligt een kopie van het formulier met de groene vinken en rode kruisjes, samen met de inhoud van de doos. Vol verve is de werkvoorbereider aan het uitleggen hoe hij te werk gaat. De meeste tijd gaat zitten in het verkrijgen van duidelijkheid; wat is er nu precies verkocht, wat zijn de laatste afspraken met de klant, met leveranciers en onderaannemers; het is een puzzel van jewelste. Eigenlijk lijkt het werk meer op orde scheppen in een grote puinhoop. De uitvoerder hoort het in stilte aan. ‘Weet je dat ik, als jij klaar bent, veel van die zaken die jij hebt gedaan, compleet overnieuw doe’, is zijn reactie. En dan is het stil. Oorverdovend stil.

Twee vakmannen. Een enorme berg ervaring. Veel werk in de pijplijn en een tijdbesteding die nergens op lijkt. Niet uit onwil, maar uit onwetendheid. We besluiten om het een stukje terug in het proces voor te leggen. Bij de projectleider en de calculator. Net als vorige keer ga ik bij beiden langs en probeer helderheid te krijgen in de werkwijze. Zowel de projectleider als de calculator staan hier gelukkig voor open, maar geven ook aan heel krap in hun tijd te zitten. De projectleider komt om in het werk en de calculator overziet het even niet meer. In samenspraak met de werkvoorbereider en uitvoerder besluiten we een andere aanpak te gaan volgen; we gaan het visualiseren. Alle stappen in het proces leggen we vast met foto’s. De foto’s hangen we op een waslijn en een uur later roepen beide mannen; ‘het is toch bijzonder dat we het zo weten te organiseren, dit moet toch veel simpeler kunnen’.

In het kwartier dat we vervolgens samen zitten met de projectleider en de calculator wordt al snel duidelijk dat deze nauwelijks beseffen wat gebrek aan structuur in de informatieoverdracht voor impact heeft op de tijdbesteding van de werkvoorbereider en de uitvoerder. De laatste 2 weten elkaar nu te vinden en maken afspraken hoe het beter kan; staan de anderen daar ook voor open? De projectleider stelt voor om er een weekend over na te denken. Dit heeft z’n ogen wel geopend; de resultaten van zijn projecten zouden hierdoor ook wel eens flink verbeterd kunnen worden.

Teamwork

De week erop zitten we op dinsdagmiddag bij elkaar. Iedereen heeft z’n omgeving van de bijeenkomst op de hoogte gesteld om zodoende ongestoord te kunnen werken. In de lucht hangt een gezonde spanning; het gaat ergens om. De telefoons staan op stil, en dwars door het kantoor hangt een waslijn. Twee uur later hangt deze vol kaartjes; het complete proces is voor alle 4 de mannen zichtbaar. Een pizza en een uur later staat op de helft van de kaartjes een rood kruis; het zijn de activiteiten die dubbel of onzinnig zijn. Structureel wordt op deze middag bijna 40% van de benodigde tijd van deze mannen vrijgemaakt. Door de mannen zelf; een team dat open staat voor elkaars werk, beseffende dat ze elkaar ook keihard nodig hebben om de projecten goed te laten slagen.

Een week later zitten we wederom bij elkaar. Wat blijkt; iedereen had even intensiever met de ander gebeld dan voorheen. Wat geregeld moest worden werd ook echt geregeld en niet voor 80%. Inzicht en begrip voor elkaars werk begint zijn vruchten af te werpen.
We spreken af om over 4 weken weer een middag bijeen te komen, om te evalueren. En dat is nu over een week. Ik heb er nu al zin in.


Over de auteur: Hans de Waay

Samenwerken is mijn vak! Een groep vakmensen presteert niet vanzelf als een topteam. De processen moeten helder zijn, de onderlinge afspraken functioneel en de communicatie zo open als mogelijk. Samen leren van fouten is de basis voor een gezamenlijk rendement. Mijn rol; teams laten inzien wat hun kansen zijn als ze aandacht schenken aan dit onderwerp en vervolgens ondersteunen bij de realisatie. trainer | adviseur | interim | samenwerken is mijn vak | inkoop | LEAN | communicatie | innovatie | bouw | industrie | zorg

Geef een reactie