Het stellen van de juiste uitvraag: een flinke worsteling!

WostelingSinds de introductie van het Aanbestedingsreglement Werken 2012 wacht ons als branche een hoop verlichting in de administratieve rompslomp omtrent het geven van antwoord op de preselecties en tenders van nieuwe werken. Dat was in ieder geval één van de redenen waarom dit nieuw reglement ooit is bedacht. Helaas is dit nog niet bij alle uitvragen het geval. Op zich ook niet vreemd omdat vernieuwing ook onzekerheid heeft en een nieuwe leercurve bevat. Te vaak maken we het nog mee uitvragende partijen niet goed weten hoe ze een vraag in de markt kunnen zetten en aanbieder zitten vaak met de handen in het haar om hierop het best passende antwoord te geven. Enkele voorbeelden;

  1. Een vragende partij geeft in de leidraad van een nieuw te bouwen werk aan een zeer hoge ambitie op het gebied van duurzaam inkopen te hebben. Bij het bekijken van de doelstellingen op de website van deze organisatie blijkt inderdaad dat ze duurzaamheid, op een duurzame manier inkopen en maatschappelijk verantwoord ondernemen hoog in het vaandel hebben. Op zich niets mis mee als een opdrachtgevende partij naast de minimum criteria hier extra aandacht voor heeft. Ware het niet dat de uiteindelijk geselecteerde partijen geen van alle MVO, ISO-14001 of gelijkwaardig gecertificeerd zijn, en ze allen buiten een straal van 75km+ van de plaats van het werk gevestigd zijn. Ik vraag me dus ook hardop af of de visie welke op zich erg goed is uiteindelijk ook wordt vertaald naar de juiste partij voor het juiste werk.
  2. Een gemeente stelt een uitvraag met aanvullende eisen ten aanzien van duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Uiteindelijk wordt partijen gevraagd in 300 woorden waarom zij onderscheidend zijn en voor het werk geselecteerd zouden moeten worden. Verder wordt niet aangegeven op basis van welke criteria gescoord zal worden. Een vraag hierover in de nota wordt door de dienstdoend jurist ook terzijde gelegd. Uiteindelijk worden 3 partijen geselecteerd welke de hoogste score behalen voor deze visie. Ik heb na deze procedure met de desbetreffende gemeente contact opgenomen. Niet om te zeuren dat we niet een van de drie beste partijen waren, maar op welke punten we te kort zijn geschoten en waar we ons kunnen verbeteren om in de nabije toekomst beter aan de wensen van de gemeente te kunnen voldoen. Een duidelijke schrikreactie aan de andere kant van de lijn. Een stilte. Tevens verzocht ik de gemeente of deze verbeterpunten naar alle deelnemers verzonden zouden kunnen worden. Immers, dit kan echt verduurzaming en verbetering teweeg brengen. De gemeente heeft hier op verzoek goed invulling aangegeven. De partijen ontvingen alle een overzichtslijst met punten waarop de geselecteerde deelnemers positief zijn beoordeeld.
  3. Vragende partij vraagt minimaal 3 referenties, allen minimaal onderwijs gebouwen voor basisonderwijs, een sporthal, een kinderdagopvang, woningen, en meer dan 3 bouwlagen. Voor deze scholen geldt verder dat het nieuwbouw gebouwen moeten zijn, opgeleverd na 2009 en minimaal 2.500m2 groot moeten zijn. De uiteindelijk geselecteerde partijen (3) zijn allen multinationals met referenties uit Groningen, Maastricht en Alkmaar. Maar de vraag welke ik me vervolgens stel is: heeft het in te zetten projectteam ook deze ervaring? Of zijn het referenties van collega’s van andere vestigingen? Met andere woorden: zou een lokale partij met 2 referenties en het juiste team niet wellicht betere kwaliteiten hebben om het werk te kunnen realiseren?

Is er dan één juiste manier om een uitvraag te stellen? Nee, die is er niet. En die zal er ook niet snel komen. Het gaat ook om een stuk gezond boerverstand. Of adviesbureaus welke per centimeter papier worden afgerekend dan uiteindelijk ook soelaas bieden betwijfel ik ten zeerste. Wat we merken is dat veel partijen worstelen. Niet alleen vragers, ook aanbieders. Vaak zijn de beste communicatiebureaus de beste schrijvers van de plannen van aanpak maar worden deze ondergewaardeerd als de prijs onvoldoende aansluit bij de verwachtingen van de klant. In deze “gemaakte” plannen ontbreekt het ook vaak aan authenticiteit en het échte verhaal van de projectteams.  Dit is juist één van de redenen waarom we juist in het voortraject projectleiders aan laten schuiven bij de realisatie van aan onze plannen, immers zijn zij straks verantwoordelijk voor de uitvoering en weten als geen ander hoe het “buiten” werkt.

Als ik enkele tips zou mogen geven aan vragende partijen:

  1. Bevraag referenten hoe een bedrijf functioneerde. Één telefoontje geeft meer antwoord dan alle tevredenheidsverklaringen bij elkaar.
  2. Vraag partijen in een plan naar het projectteam welke uiteindelijk het werk gaat uitvoeren. Hebben zij de juiste kennis en ervaring?
  3. Wat is de actuele financiële situatie van de gegadigde. Niet (alleen) de jaarrekeningen van drie jaar geleden, maar juist in deze tijden die van de actuele situatie. Een uitgebreide Graydon rapportage geeft bijvoorbeeld inzicht in de huidige stand van zaken omtrent betalingsgedrag en dergelijke. Sommige bedrijven laten Graydon ook transparant de actuele gegevens op hun site publiceren.
  4. Vraag collega vragers hoe zij hun uitvraag stelde. Probeer hierin niet het wiel telkens opnieuw uit te (laten) vinden.
  5. Gaat het om een innovatieve uitvraag (bijvoorbeeld conceptueel bouwen)? Probeer dan de vraag zo kort mogelijk te stellen om de aanbiedende partijen met een innovatieve oplossing te laten komen. Hoe meer ruimte er wordt gelaten, des te meer toegevoegde waarde kan de aanbieder leveren. Wellicht zal de beoordeling hiervan meer tijd vergen, echter zal de uitvraag een stuk makkelijker zijn en de uiteindelijke oplossing meer bieden dan bij een traditionele uitvraag.


Ik denk als we elkaar oprecht proberen te helpen dat er meer en meer structuur kan komen in de manieren waarop vragen worden gesteld. Daarin probeer ik op de stoel van de vrager te gaan zitten en dan gun ik iedere vrager, de juiste aanbieder.


Over de auteur: Maarten van Ham

Maarten van Ham is marketing manager binnen VB Groep (7 bedrijven, actief in Ontwikkelen en Bouwen). Daarnaast worden vanuit 1412 Marketing & Media andere bedrijven geholpen met marketing & media vraagstukken. Een overzicht van activiteiten vindt je hier. “Mensen doen zaken met mensen, niet met logo’s. Daarom is het belangrijk dat bedrijven en organisaties de mensen achter de logo’s laten zien. De enige manier om dat te doen is transparantie. Schuif de gordijnen van je organisatie aan de kant en laat mensen binnenkijken. Grote kans dat daar ook een klant bij zit…” Marketing, gedreven vanuit de beschikbare kennis en ervaring binnen de organisaties, wordt ingezet om de bedrijven goed te positioneren. Ik vind het fantastisch om partijen te verbinden, bij voorkeur door het delen van kennis. Vóór anderen om te helpen, amuseren of inspireren, dóór anderen om geïnspireerd te raken. Ik ben ervan overtuigd dat mensen die hun kennis en ervaring transparant delen (leuk en goed) gevonden worden. Maarten van Ham +31 6 10587038 info@14-12.com

9 reacties op “Het stellen van de juiste uitvraag: een flinke worsteling!

  1. Hans Romein schreef:

    Geachte heer v Ham, Maarten

    Kan me zeer vinden in uw ervaringen bij de zogeheten tenderuitvragen ofwel selecties.
    Inderdaad is hier veelal sprake van een irreële vraagstelling waarbij de ‘ beursgenoteerde’ partijen ofwel
    the big seven een preferentie positie pakken , waarbij het zeer de vraag is of er voor het betreffende werk lokaal wel voldoende competenties aanwezig zijn.

    Een advies beschrijf kort het project en de verwachting en laat, marktpartijen hun relevante referenties aanleveren en beschrijven, en ook aanpunten waarom zij de competentie hebben het betreffende project en proces succesvol te kunnen laten verlopen

    Groet Hans

  2. Maarten van Ham schreef:

    Beste Hans, dank voor je reactie en aanvulling. Het gaat me niet om dat ik andere partijen de opdracht niet gun. Maakt me ook niet uit of collega bedrijven wel of niet beursgenoteerd zijn. Waar het me om gaat is dat veel uitvragen zo gesteld worden dat lokale partijen met wellicht juiste kwalificaties en personeel wellicht een betere prestatie kunnen leveren doordat zij referenties gebruiken van collega-holding bedrijven en zelf niet over de juiste expertise beschikken. Maar ik denk dat het van belang is dat wij als aanbiedende partijen juist uitgaan van onze eigen expertise en opdrachtgevende partijen helpen. Niet alleen in de realisaties van de werken, maar wellicht ook in het stellen van de uitvraag. Groet en nogmaals dank voor je reactie. Maarten van Ham

  3. Alexander Krimpenfort schreef:

    Geachte heer van Ham, Maarten,
    Met grote belangstelling heb ik je verhaal en goede tips gelezen. Ik onderschrijf je mening. Maar ik vraag me hierbij wel af of en in hoeverre hoofdaannemers (groot of klein), consistentie in hun kwaliteits- en MVO-beleid op hun beurt ook kunnen doorzetten naar inkoopbeleid t.a.v. onderaannemers. Zonder daarbij door te hoeven verwijzen naar de eisen van de opdrachtgever van het project. Certificeringen voor bedrijven, personen, bouwmaterialen en bouwmaterieel zijn op zich goede tools om selectieprocessen te begeleiden en zekerheden t.a.v. kwalificaties te verschaffen. Alhoewel hierin ook weer verschil zit. ISO-certificering bijvoorbeeld brengt weinig hierin en is voor een opdrachtgever ook weinig relevant naar mijn ervaring . VCA- of conformering aan de specifieke bedrijfsvoorschriften van de opdrachtgever des te meer. In de foodsector bijvoorbeeld, is een rookbeleid, van belang, op de hele bouwlocatie.

  4. Maarten van Ham schreef:

    Dag Alexander,

    Dank voor je reactie. Naar mijn mening is een inkoopbeleid niets meer dan een verlengstuk van het beleid van de organisatie. Dit betekent dat als je een maatschappelijk verantwoorde manier van werken nastreeft als organisatie dat je dit ook verlangt van je onderaannemers en leveranciers. Een juiste selectie van partijen is hierbij dus op zijn plaats. Naast de door jouw genoemde ISO certificering is er onder andere ook een ISO-14001 (milieumanagement) en MVO-wijzer certificering. Deze certificeringen geven aan op welke wijze bedrijven omgaan met milieu of maatschappelijk verantwoord ondernemen. Op zich prima tools. Ik verwacht dan ook dat opdrachtgevers dit in de nabije toekomst meer en meer gaan vragen. Dit wordt de nieuwe standaard. Met name MVO-wijzer is interessant omdat hierin verweven ook de ambitie van de organisatie wordt vastgelegd. Dus niet alleen wat een organisatie op korte termijn van plan is maar ook zijn visie en doelstellingen van bijvoorbeeld het terugdringen van CO2 uitstoot op de langere termijn. Ik begrijp je vraag als het gaat om onderaannemers en leveranciers welke een kleinere omvang hebben. Vaak hebben dergelijke certificeringen een behoorlijke impact. Wat hierbij van belang is in mijn ogen is de voorbeeldfunctie welke wij hier als hoofdaannemer in hebben. Als we onderaannemers en leveranciers laten leren van onze ervaringen kunnen we gezamenlijk goede prestaties neerzetten. Niet alleen in het eindresultaat van de klant, maar ook in het proces, de weg daar naartoe.

    Groet en nogmaals dank voor je reactie,

    Maarten van Ham

  5. Stephan Dijkhuizen schreef:

    Beste Maarten,

    Juist over het stellen van deze uitvraag hebben wij een E-book geschreven. Deze is online te bekijken. Hopelijk kan dit zorgen voor meer innovatie in de uitvragen. Het zou ook mooi zijn als dit kan bijdragen aan een meer uniforme uitvraag.
    Het E-book is te bekijken op: http://ebook-vv.railscluster.nl/
    Gebruikersnaam: platform31
    Wachtwoord: kuifspecht

    Met vriendelijke groet,

    Stephan Dijkhuizen

  6. Maarten van Ham schreef:

    Dag Stephan,

    Dank voor je reactie en aanvulling. Uiteraard ben ik via het netwerk conceptueel bouwen op de hoogte van het E-book. Mijn blog was echter algemeen bedoeld, dus niet alleen voor conceptueel bouwen, ook voor andere innovatieve of traditionele uitvragen.

    Groet,

    Maarten van Ham

  7. Marjon Olijdam schreef:

    Deze discussie is al van een tijdje geleden. Toch nu nog een aanvulling. Stimular heeft onlangs de aanpak “Slim duurzaam inkopen” geschreven voor inkopers, facilitair managers en gebouwbeheerders van overheden, maar ook van bijv. ziekenhuizen, zorginstellingen en andere – wat groter – bedrijven. Zie http://www.stimular.nl/slim_duurzaam_inkopen. Clue is dat MVO/ duurzaam ondernemen / milieubewust ondernemen uitgevraagd moet worden met heldere criteria i.p.v. algemene vragen als “Wat doet u aan MVO” of “Maak een plan van aanpak”. Dat is fijn voor inschrijvers en voor inkopers!
    Groet! Marjon Olijdam
    adviseur duurzaam ondernemen bij Stichting Stimular

  8. Maarten van Ham schreef:

    Dag Marjon,

    dank voor je reactie! Terechte aanvulling. Hoe concreter de uitvraag wordt gesteld, hoe concreter het antwoord ook zal zijn. Inmiddels wordt er door overheid hierin ook advies gegeven aan gemeenten waar rekening mee te houden en hoe bijvoorbeeld om te gaan met social retun. We zullen nooit komen tot één unieke uitvraag omdat ieder project immers anders is maar we kunnen het wel duidelijk(er) maken naar elkaar.

    Groet, Maarten van Ham

Geef een reactie