Gebrek aan samenhang!

folder-of-files-428299_960_720Of ik een gemeenschappelijke planning sessie wil organiseren voor een nieuw project? Natuurlijk wil ik een bouwer helpen met dit soort activiteiten. Bij de meeste GPS sessies ontstaat goede energie en zien we veel mogelijkheden ontstaan.

In dit geval was de opdracht recent verworven en de werkvoorbereiders hadden voldoende stukken gereed volgens mijn opdrachtgever. We plannen een aantal mogelijke data en ik stuur mijn digitale boekje ‘plannen voor pro’s’ naar hem op met het verzoek om dit door te nemen, met name de lijst benodigde informatie.

Een goede week later zien we elkaar in de ruimte die men voor dit soort sessies heeft ingericht. Dat ziet er goed uit! Vlakke wanden, magneetstrippen, goede stoelen. Wat blijkt; we zijn de eerste gebruikers. Ik pak mijn boekje erbij en ga naar de lijst benodigde informatie. We nemen het samen even door;

  • Contractstukken, niet aanwezig
  • Contractplanning, niet aanwezig
  • Bestek, is aanwezig
  • Calculatie, niet aanwezig
  • Aanzichttekeningen, aanwezig, status VO
  • Plattegrond, aanwezig, status VO
  • Koper opties, niet aanwezig
  • Bijzonderheden, niet aanwezig

 
Ondanks dat het lijstje niet lang is, is het vooraf doorlezen niet gebeurd. Jammer, want de benodigde informatie is nu niet compleet. Al gauw kom ik tot de conclusie dat ik er meer mee zit dan de andere aanwezigen. De wens is uitgesproken om vooral voor een bepaald tijdstip klaar te zijn. Ook prima.

Twee weken later ..

Aan de andere kant van de lijn hangt de uitvoerder van het project. Vriendelijke vent, gedreven en een schat aan ervaring. De projectleider had bedacht dat hij komende maandag maar eens moest beginnen aan het project. En dat terwijl er geen tekening definitief is, de meeste inkoop nog moet gebeuren en er volop gesproken wordt met kopers over mogelijke opties. Duidelijk moest hij even stoom afblazen.

We bespreken de open punten die we op een overzicht hadden gezet gedurende de planning sessie. Dat waren er zo’n 50 in totaal en zeker 10 zijn kritiek, waaronder koper opties die van invloed zijn op het grondwerk.

We besluiten om twee dagen later bijeen te komen met de koper begeleider, werkvoorbereider en de projectleider om deze lijst door te nemen en er een planning aan te hangen. Gelukkig blijkt iedereen voor te zijn, er valt geen kwaad woord over het initiatief.

Met een kop koffie in de hand kijken we allemaal naar de lijst die twee weken eerder tot stand is gekomen tijdens de GPS. De koper begeleider was er destijds niet bij, net als de projectleider alleen bij de aftrap en de nabeschouwing is geweest. We nemen de lijst door en benoemen;

  • De probleemeigenaar; die is verantwoordelijk voor het zoeken naar een oplossing
  • Is het een kritiek punt of niet; kan het de voortgang verstoren?
  • Een deadline per onderwerp
  • Is er een afhankelijkheid met een ander onderwerp?
  • Hoeveel tijd verwachten we dat het zoeken naar de oplossing nodig heeft?

 
sticky-note-681016_960_720Een uur later hangt de muur vol post-it’s en lijkt het al snel op een planning. We kijken naar elkaar en gezamenlijk wordt besloten dat het goed haalbaar moet zijn om de bouw over 3 weken te laten starten. Alle cruciale stukken zijn dan definitief en de uitvoerder kan er dan met de mannen volop tegenaan.

Na afloop vraagt de projectleider of ik nog tijd over heb voor een kop koffie. Op de vraag of de gang van zaken bij deze sessies ook zo gaat bij andere bedrijven, geef ik een kort antwoord; ‘geen bedrijf of aanpak is hetzelfde’. Mijn wedervraag is dan ook; ‘Hebben we alles eruit gehaald wat erin zit?’. De beste man kijkt mij ongelovig aan en antwoord; ‘Niet dan?’.

Ik probeer hem uit te leggen dat het doel van de GPS sessie niet alleen het optuigen van een planning is. Je wilt samen zoeken naar de best mogelijke oplossing voor de uitvoering van de opdracht. Doen we de GPS sessie met elkaar maximaal, dan zou er geen reden zijn geweest om vandaag bij elkaar te zitten. En daar zijn nu wel 50 redenen voor. En ja, het is goed dat we deze nu besproken hebben.

En dan verder; hoe is de relatie met de calculatie? Deze was niet beschikbaar tijdens de GPS sessie en heeft er iemand naderhand gekeken of we niet veel meer uren hebben ingepland dan dat er gecalculeerd zijn?

Welke afspraken maken de betrokkenen over de voortgangsbewaking, de wijze van aansturing op de bouwplaats en terugkoppeling van medewerkers bij afwijkingen op de planning? Kortom, er is nog zoveel dat meegenomen kan worden tijdens dit soort sessies.

De projectleider gaat er even goed voor zitten. Wat dan nog meer?

Ik noem als voorbeeld de inrichting van de bouwplaats, materieel en de logistiek. Aan de hand van een paar voorbeelden uit de praktijk merkt de projectleider even later op dat hij en zijn collega’s blijkbaar even stil zijn blijven staan in de ontwikkeling. Er is vooral keihard gewerkt en er is onvoldoende tijd voor de organisatie en de ontwikkelingen in het vakgebied genomen om samen slimmer te gaan werken.

Twee maanden later ..

Zelfde zaal, zelfde groep mensen uit de GPS sessie, de planning aan de wand en een paar nieuwe gezichten erbij. Het zijn de koper begeleider, de calculator, voormannen van de bouw en een paar andere geïnteresseerde collega’s.

We doen vandaan twee dingen. De stand van het lopende project en een mogelijk nieuw te verwerven project.

In het lopende project wordt in het komende halfuur duidelijk dat het zinvol is om wekelijks kort met een betrokken groepje bijeen te komen voor een stukje voortgangsoverleg en bijstelling van de planning. In no-time wordt de planning flink geoptimaliseerd, zeker nu duidelijk is geworden welke afwegingen de calculator had gemaakt en hoe deze tot de uren in de calculatie zijn verwerkt.

Voor het nieuwe project wordt gezamenlijk een procesmap gemaakt. Welke stappen zijn er altijd aanwezig, los van welk soort project dan ook? Wie doet wat, wanneer en hoe en met welke informatie. Een uur later is het voor iedereen glashelder hoe het in de toekomst moet en dat wijkt nogal af van de huidige werkwijze waarin het niet krijgen van volledige informatie normaal is geworden.

Met de procesmap en het bestek spreken de vakmensen door welke afwegingen mogelijk zijn binnen de kaders van het bestek en waar het bestek onduidelijk is of zelfs tegenstrijdig. Al met al is de afstemming heel nuttig, met name de calculator koppelt terug dat hij het gevoel heeft nu onderdeel van een team te zijn en er niet alleen voor te staan. Zijn collega’s hebben een paar praktijktips gegeven die geheel nieuw voor hem waren.

Vervolg ..

Of het project verworven is? De tijd zal het leren. Feit is wel dat de samenhang tussen veel aanwezige informatie in deze organisatie ver te zoeken is. Waar anderen praten over BIM, alsof dat alleen 3D modellen zijn, hoort alle andere informatie in het project ook samenhangend te zijn.

Dat werkvoorbereiders aan een project beginnen alsof er nog niemand naar heeft gekeken, doet tekort aan de energie die de calculator erin heeft gestoken. En datzelfde geldt voor de overdracht van werkvoorbereiding naar uitvoerder en van uitvoerder naar voorman of bouwplaatsmedewerker. Er gaat zo veel energie, tijd en informatie verloren dat er vaak sprake is van veel dubbel werk. Soms niet direct zichtbaar, maar een absolute vorm van verspilling. En deze tijd kan iedereen veel beter gebruiken!


Over de auteur: Hans de Waay

Samenwerken is mijn vak! Een groep vakmensen presteert niet vanzelf als een topteam. De processen moeten helder zijn, de onderlinge afspraken functioneel en de communicatie zo open als mogelijk. Samen leren van fouten is de basis voor een gezamenlijk rendement. Mijn rol; teams laten inzien wat hun kansen zijn als ze aandacht schenken aan dit onderwerp en vervolgens ondersteunen bij de realisatie. trainer | adviseur | interim | samenwerken is mijn vak | inkoop | LEAN | communicatie | innovatie | bouw | industrie | zorg

Geef een reactie

Uw privacy en het gebruik van cookies

Deze website gebruikt cookies om de inhoud en de marketing van onze website te personaliseren, extra functies te bieden en websiteverkeer te analyseren.

Per categorie; functioneel of marketing, wordt duidelijk aangegeven waar de cookies voor dienen. U kunt zelf bepalen welke cookies aan of uit mogen staan.

Wanneer u direct op ‘Accepteren’ klikt dan gaat u akkoord met de toepassing van alle cookies binnen deze website.

Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens en gebruik van cookies kunt u vinden in onze privacyverklaring.

x

  • Functioneel
  • Marketing

Deze website gebruikt cookies die voor de functionaliteit van de website noodzakelijk zijn. Denk aan basisfuncties, instellingen, pagina-navigatie en o.a. toegang tot beveiligde delen van de website. Zonder deze cookies kan de website niet naar behoren werken. Deze cookies zijn verplicht om te accepteren. Gegevens die via Google Analytics worden verwerkt zijn allemaal anoniem en bevatten geen persoonsgegevens.

 

Naam Aanbieder Doel Vervaldatum Type
_ga Google Analytics Ten behoeven analyse websiteverkeer 2 Jaar HTTP
_gat Google Analytics Beperkt het aantal geregistreerde gegevens voor Google 1 Minuut HTTP
_gid Google Analytics Ten behoeven analyse websiteverkeer 1 Dag HTTP
ysdb-cookiealert bouwkennisblog.nl Bijhouden geaccepteerde cookies 1 Jaar HTTP
ysdb-cookiealert-hash bouwkennisblog.nl Bijhouden of de cookies aangepast zijn 1 Jaar HTTP

Deze website gebruikt cookies die worden gebruikt om een optimale beleving te bieden aan bezoekers. Via deze cookies kunnen we continu onze diensten versterken en verbeteren. We houden bijvoorbeeld in de gaten wat de meest favoriete pagina’s zijn. Wij maken op basis van onze cookies GEEN gebruik van advertenties. Alle gegevens zijn anoniem en niet traceerbaar naar de bezoeker.

 

Naam Aanbieder Doel Vervaldatum Type
Hotjar, _hjUserId _hjIncludedInSample Hotjar Om inzicht te krijgen in waar gekeken en geklikt wordt op onze website wordt gebruik gemaakt van Hotjar cookies. Met behulp van de gegevens die door deze cookies worden verzameld kunnen we analyseren wat er op de website gedaan wordt om de website te kunnen verbeteren. 1 Jaar HTTP