En we komen mensen te kort …?

mensenAlsof iedereen spontaan een nieuw huis, kantoor of ander gebouw gaat kopen doordat de rente op een heerlijk laag niveau ligt; de orderportefeuille bij de meeste bouwers is prima gevuld. Sterker, bij veel bouwers is er meer werk dan de organisatie aan kan. Het gevolg; de pagina vacatures op de meeste websites bestaat uit meerdere pagina’s. En alle bouwers, net als de installateurs en andere vakbroeders, vissen in een half opgedroogde vijver.

Kijk je er vanaf een afstandje naar, zou je de indruk kunnen krijgen dat plannen niet de sterkste kant is van veel bouwers. Immers, wie gaat er nu werk aannemen dat de organisatie op dat moment niet aankan? In de bouw gebeurt het, want oh-wee als het werk eens naar een ander zou gaan. Een beetje nadenken over de juiste proporties kan geen kwaad. Wat heeft het voor zin als je voor een project zo ongeveer de hele organisatie moet inhuren en je feitelijk nauwelijks nog grip hebt over de uitvoering en de kwaliteit, maar wel volledig verantwoordelijk bent? Weegt die 2 procent marge daar tegenop die je hebt voor gecalculeerd?

Tijd, kwaliteit en werkdruk

Er is een verband tussen deze factoren, maar geen absolute verbinding. Met een goede planning, complete informatie, goed materiaal, vakmanschap en goede wil kun je enorm ver komen. Dat bewijzen velen van ons elke dag. Waar zit het verschil, of liever, waar is de kans voor de bedrijven die pagina’s vol advertenties zetten op zoek naar personeel?

mensenIs de oplossing minder projecten verwerven? Ik denk dat de oplossing dichterbij gezocht kan worden dan normaal gesproken gedaan wordt. Namelijk; in de eigen organisatie. Voor velen even wennen; het is zo veel veiliger om het te zoeken bij anderen om ons heen. In de eigen organisatie hebben we te maken met processen, werkwijzen en gewoontes die best eens tegen het licht gehouden mogen worden. Veel van ieders tijd gaat namelijk op aan activiteiten waar geen enkele ‘opbrengst’ tegenover staat. Oftewel, als we deze tijd slimmer weten te benutten, kunnen we met dezelfde mensen meer ‘opbrengst’ realiseren.

Is het echt zo eenvoudig?

Het begrip tijd is in 3 delen op te splitsen;

  1. Tijd die ‘waarde voor de klant’ voortbrengt
  2. Tijd die nodig is voor ‘noodzakelijk kwaad’
  3. Tijd die wordt besteed aan een vorm van ‘verspilling’



Waarde voor de klant is het eenvoudigst te omschrijven als; zaken die de klant terugziet en waardeert. Denk aan je offerte, het contract, de planning waarmee je de klant informeert over de voortgang, het gebouw zelf, et cetera.

Noodzakelijk kwaad zijn de zaken die nodig zijn om ‘waarde voor de klant’ mogelijk te maken, maar waar de klant feitelijk niets aan heeft. Denk aan de afhandeling van de inkoopfactuur, de urenbriefjes, de bouwvergaderingen en planning sessies, het zoveelste ontwerp van een detail.

En tot slot, en niet zelden de grootste in de praktijk, de factor verspillingen. Dit zijn de zaken waar veel tijd in gaat zitten, maar er staat geen enkele opbrengst tegenover. Iedereen die werkt kan ze zo uit de losse pols schudden, op het moment dat je er bewust van bent welke thema’s dit zijn. Laat ik er een paar uit de praktijk noemen:

Herstellen
Je denkt ik ben er klaar mee en daar komt de volgende wijziging alweer langs. Voor de zoveelste keer kun je hetzelfde document openen, de wijziging doorvoeren en het resultaat weer rondsturen. Wie herkent het niet. En een foutje is er bij de tiende wijziging zo ingeslopen.

Onnodige verplaatsingen
Ook een mooie; hoe vaak zit jij tijdens je werktijd in de auto. Op weg naar de volgende bespreking. Hoe lekker je auto ook rijdt; deze tijd gaat niet besteed worden aan ‘waarde voor de klant’, hooguit met wat belletjes naar ‘noodzakelijk kwaad’. Maar zijn die belletjes eigenlijk vaak geen zaken die goed geregeld hadden kunnen worden?

Wachten en zoeken
Helaas, vaak met stip op 1 in de hitlijst van tijd verspillen. De volle mailbox met zaken die liggen te wachten om opgepikt te worden. Die bij jezelf of een ander weer gaan leiden tot herstellen.

Het zoeken naar informatie op de vele ongeorganiseerde plekken die beschikbaar zijn. Staat het op je laptop, tablet, in je smartphone, in een app, in het ERP systeem, ergens op een server of in de cloud. Best knap op hoeveel plekken wij in staat zijn om informatie te bewaren. Bij het zoeken naar informatie zoeken we naar hetgeen we weten dat het er is, maar ook veel tijd naar informatie waarvan we niet weten of het er is.

Is het verspillen van tijd erg?

Nee; iedereen heeft ermee te maken. In de praktijk, of je nu bij een kleine bouw betrokken bent of een hele grote, overal komt het voor. Echt compleet voorkomen kun je het niet. Maar wees jezelf ervan bewust; het is zeker een kans om over na te denken. Noodzakelijk kwaad en verspillingen zullen samen zeker meer dan 40% van de tijd in de organisatie voor hun rekening nemen.

Het kost tijd en energie, maar het kan flink naar beneden. Denk daar eens over na deze bouwvak. Praat er eens over als je straks weer aan het werk gaat met je collega’s. Samen kunnen jullie het percentage in jullie eigen organisatie boven tafel brengen. Wat is het nu en wat zou het moeten zijn?

Wellicht is het slimmer om dan aandacht te besteden aan ideeën om dit percentage naar beneden te brengen, dan dat er tijd besteed wordt aan het zoeken naar een nieuwe collega.

Succes en een mooie bouwvak!


Over de auteur: Hans de Waay

Samenwerken is mijn vak! Een groep vakmensen presteert niet vanzelf als een topteam. De processen moeten helder zijn, de onderlinge afspraken functioneel en de communicatie zo open als mogelijk. Samen leren van fouten is de basis voor een gezamenlijk rendement. Mijn rol; teams laten inzien wat hun kansen zijn als ze aandacht schenken aan dit onderwerp en vervolgens ondersteunen bij de realisatie. trainer | adviseur | interim | samenwerken is mijn vak | inkoop | LEAN | communicatie | innovatie | bouw | industrie | zorg

Geef een reactie