Bijna … maar net niet

Veel mensen kennen mij vanuit mijn werk, omdat ik in hun bedrijf of project actief ben geweest. Een kleine groep mensen kent mij vanuit mijn hobby: fotografie. Onlangs voelde ik sterk de behoefte om beide eens te combineren, toen ik wat oefeningen zocht om de timelapse-techniek beter onder de knie te krijgen.

Een timelapse is uiteindelijk een film, opgebouwd uit heel veel foto’s. Foto’s die met een bepaalde tussentijd zijn gemaakt, waardoor je over een lange periode een film kan maken die deze periode in een paar seconden weergeeft. Een bekend voorbeeld is de plant, die je in 1 minuut tijd ziet ontstaan uit een zaadje, groeien en uiteindelijk ziet verdorren. Een periode van 9 maanden tijd in een paar seconden. Youtube staat er vol mee, maar hieronder een mooi voorbeeld uit onze sector:

Timelapse op kantoor

In mijn eerste oefening ben ik op de bouw en leg vast hoe een steiger geplaatst wordt. Een ploeg van vier mensen, een berg stalen profielen en houten planken. Tijdens het maken van de opname lijkt het hele proces van opbouwen soepel en snel te gaan. De camera maakt elke tien seconden een opname en na een paar uur lees ik de foto’s in op de computer. Photoshop doet zijn werk en even later kan ik de film bekijken. Boeiend om te zien hoe vaak mensen van boven naar beneden lopen en andersom. Hoe vaak dat is met volle handen en hoe vaak dat is met lege handen.

De tweede timelapse maak ik op kantoor. Het ‘onderwerp’ is een medewerker die veelvuldig heeft aangegeven te weinig tijd voor de werkzaamheden te hebben. Samen hebben we al eerder naar het takenpakket gekeken en daaruit konden we destijds niet voldoende concluderen. De timelapse maakt een opname van een werkdag. ’s Avonds laat ik Photoshop zijn werk weer doen en de dag erna kijken we samen de film terug. De eerste keer is het even wennen om op deze manier naar jezelf te kijken, merk ik aan de lichaamstaal van de medewerker.

We kijken nog eens en tellen vervolgens een aantal zaken. Hoeveel mensen komen tussendoor langs, maken doorwerken onmogelijk. We zoomen verder in en proberen nut en noodzaak in ons lijstje aan te brengen. Welke mensen brachten zinvolle informatie, welke informatie was in een keer compleet, hoeveel mensen hadden spoed en in welke mate was dat redelijk. Al pratende kunnen we maar één conclusie trekken: de tijd van de medewerker wordt vrijwel continu besteed aan het ontvangen van incomplete informatie, het opvragen van de ontbrekende informatie en het vervolgens in totaliteit doorsturen van deze informatie. Het completeren van de informatie is feitelijk de enige bijdrage van de medewerker. Van alle collega’s die informatie aandragen is er één altijd in staat om complete informatie aan te dragen, de andere drie leveren continu incomplete informatie aan.

Gevolgen

PuzzelDe medewerker heeft de film laten zien aan alle collega’s en de conclusies gedeeld. Vanuit dit bewustzijn zijn mensen in gesprek gegaan wat ‘compleet’ betekent in de verschillende situaties. Het resultaat: een positieve invloed op ieders tijdgebruik.

Het woord dat tijdens de bespreking het meest langs kwam, was ‘bijna’. Inderdaad, soms was 98% van de informatie beschikbaar, maar die ontbrekende 2% was nodig om verder te gaan met het proces. Doordat de gehele samenhang van informatie onbekend was bij velen, zag iedereen het nut en noodzaak van complete informatie in. De bewuste medewerker kon nu tijd besteden aan taken waar tot op heden geen tijd voor beschikbaar was.

Timelapse in de bouw

Een week later krijg ik een belletje. Een uitvoerder vraagt of ik een soortgelijke sessie met hem wil doen op de bouw. Ontbrekende informatie is voor de uitvoerder een grote bron van frustratie. Dagelijks beloven diverse collega’s ‘op kantoor’ dat het onderweg is, maar hij moet er telkens achteraan blijven jagen. Hij begrijpt de werkdruk op kantoor, maar daar kan hij niets mee. Of toch wel? We besluiten om twee timelapses te maken.

Op het eerste filmpje leggen we het monteren van vloerplaten vast. Van een dag vloerplaten leggen zien we terug dat een goed op elkaar ingespeeld team met hoge snelheid, goed en veilig de vloerplaten van diverse stapels op de fundaties legt. Het tweede filmpje betreft het stellen van profielen. Twee timmermannen met veel ervaring zien we aan het werk. Nou ja, ze zijn heel hard bezig. Maar de minste tijd met profielen stellen. Het ontrafelen van de tekening, het maken van berekeningen, het plaatsen van hulplijntjes op de fundaties en tot slot het stellen van de profielen.

Beide filmpjes bekijken we achteraf met de betreffende medewerkers. Zo hadden we dat vooraf afgesproken en ieder maakt voor zich wat aantekeningen. Wat zie je, wat denk je erbij en wat leer je ervan? Conclusie bij het eerste filmpje: dit geeft een goed gevoel. De informatie was helder, het materiaal was goed gesorteerd geleverd, alles was duidelijk gemarkeerd, het juiste gereedschap en materieel was beschikbaar. Hierdoor kon er goed gewerkt worden.

Bij het tweede filmpje had iedereen een ander gevoel. Over vakmanschap werd niet getwijfeld, er werd vooral gesproken over de manier van maatvoering op de tekening en het risico van verkeerd geplaatste profielen. Dezelfde middag is de werkvoorbereider langs gekomen en samen hebben we de filmpjes nogmaals bekeken.

100% compleet

Met de uitleg van de timmermannen erbij werd het de man duidelijk welke behoefte er was qua informatie. In goede harmonie werd nut en noodzaak gecommuniceerd. Andersom, de werkvoorbereider stelde prima vragen over nut en noodzaak van de voor hem tijdrovende details die hij tekende. En al snel ging het gesprek naar standaardisatie van details. Met een paar schetsen van de timmermannen op zak ging de werkvoorbereider terug naar kantoor.

Een paar schetsen en tegelijkertijd een mooie kans om zijn beschikbare tijd op kantoor slimmer te besteden: de werkdruk te verlagen en de benodigde informatie naar de mannen op de bouw 100% compleet te maken. Timelapse blijkt dus een leuke en nuttige manier te zijn om werk en hobby zinvol te combineren!


Over de auteur: Hans de Waay

Samenwerken is mijn vak! Een groep vakmensen presteert niet vanzelf als een topteam. De processen moeten helder zijn, de onderlinge afspraken functioneel en de communicatie zo open als mogelijk. Samen leren van fouten is de basis voor een gezamenlijk rendement. Mijn rol; teams laten inzien wat hun kansen zijn als ze aandacht schenken aan dit onderwerp en vervolgens ondersteunen bij de realisatie. trainer | adviseur | interim | samenwerken is mijn vak | inkoop | LEAN | communicatie | innovatie | bouw | industrie | zorg

Geef een reactie