Aanbesteden en contracteren 2.0: waar blijven de best practices?

windmill-62257_960_720De Marktvisie is een feit. Een breed spectrum van publieke opdrachtgevers, opdrachtnemers en brancheorganisaties in de bouwsector heeft sinds 13 januari 2016 de Marktvisie ondertekend. Ondertekenaars geven aan dat ze op een andere manier willen samenwerken om innovatie en duurzaamheid te stimuleren. Er is geen plaats meer voor vechtcontracten en de faalkosten en transactiekosten van projecten moeten drastisch omlaag. Er liggen verschillende uitdagingen op het gebied van aanbesteden en contracteren; disproportionele risico’s en contractvoorwaarden bij geïntegreerde contracten, onvolledige informatie voor het kunnen doen van een aanbieding, onevenredig hoge tenderkosten, opportunistisch inschrijven onder kostprijs, het leveren van te weinig kwaliteit en het onjuist toepassen van EMVI*.

Het ‘hoe’ staat duidelijk beschreven in de 9 pagina’s tellende ‘intentieverklaring’. Als specialist bij een bank die een aanzienlijk deel van de bouwsector financiert, blijf ik dorstig zoeken naar het ‘wat’ en de cijfermatige (financiële) onderbouwing van het verbeterpotentieel. Het is echter aan de ondertekenaars zelf om een doorvertaling naar concrete acties en praktijkvoorbeelden te maken. Jammer, want het zou mooi zijn geweest als we al inspiratie hadden kunnen halen uit lessons learned van concrete projecten aangedragen door toonaangevende opdrachtgevers als Rijkswaterstaat en het Rijksvastgoedbedrijf. Het neerzetten van verbetervoorstellen rondom bijvoorbeeld geïntegreerde contracten, daagt de markt uit om ook best practices voor te dragen.

Rol opdrachtgever kan beter…

Het Aanbestedingsinstituut Bouw & Infra meldde onlangs dat er in 2015 ruim 1500 aanbestedingen zijn geweest. In 141 gevallen had het instituut op- en aanmerkingen bij onderwerpen als transparantie, eisen aan de technische bekwaamheid van opdrachtnemers, de proportionaliteit van de (EMVI) gunningscriteria, disproportionele bankgaranties en de onnodige clustering bij grote opdrachten. In 80% van de gevallen resulteren de aanbevelingen van het Aanbestedingsinstituut in een bijsturing of aanpassing van de project uitvraag de aanbestedingsfase.

EIB constateerde al eerder dat bij aanbestedingen waar EMVI criteria gelden de kosten 42% hoger zijn dan bij opdrachten die alleen op prijs worden gegund. Daarnaast wordt EMVI vaak te beperkt ingezet: het gemiddelde gewicht van kwaliteit is slechts 35% en vaak is sprake van kwaliteitscriteria die niet scherp genoeg zijn geformuleerd. In het geval dat een hoge score op de CO2 prestatieladder als enige kwaliteitscriterium wordt toegepast wat slechts voor bijv. 20% meetelt, dan kan dit feitelijk neerkomen op een aanbesteding op de laagste prijs.

Veel bouwers hebben immers de hoogste trede op de CO2 prestatieladder al bereikt waardoor het onderscheidend vermogen wegvalt. Gelet op de wens tot innovatie bij de publieke opdrachtgever kan het zinvol zijn om heel specifiek te sturen op Total Costs of Ownership. Bijvoorbeeld door eisen te stellen aan de flexibiliteit, aanpasbaarheid en de te realiseren energiebesparing van een gebouw op de langere termijn.

…maar bouwers zijn nu eerst aan zet

Hoewel een gebrekkige aanbesteding en gunning kunnen zorgen voor hindernissen in de uitvoeringsfase, ligt de uitdaging voor betere contracten tegen lagere (faal)kosten allereerst bij de opdrachtnemers. Zo moeten bouwers zich realiseren dat het ‘goed kunnen bouwen’ tegenwoordig niet meer dan een randvoorwaarde is. Vooral in geïntegreerde contractvormen is de uitdaging groot en heeft de bouwsector niet tijdig ingezet op het ontwikkelen van nieuwe competenties zoals tendermanagement, risicomanagement en contractmanagement.

barbed-wire-819010_960_720Het begint al met opportunistisch gedrag van de opdrachtnemer in de tenderfase. Het onder kostprijs inschrijven op een project i.c.m. een incomplete risicoanalyse kan een giftige combinatie blijken. De afgelopen periode heb ik verschillende ‘prijsduikers’ financieel in de problemen zien komen t.a.v. risico’s die men feitelijk niet kan dragen (bijv. ondergrondrisico’s i.r.t. sanering). Risico’s worden in het beste geval wel geïdentificeerd, maar de scenarioanalyse blijft achterwege. Er is dan geen visie op de waarschijnlijkheid waarmee het risico zich zal voordoen en ook is er geen prijskaartje gehangen aan verwachte negatieve financiële impact, laat staan dat dit is door vertaald naar een risico-opslag in de aanbiedingsprijs.

De opdrachtnemer legt zich steeds vaker vast voor de realisatie én langjarig onderhoud (15 jaar >), moet regelmatig de constructiefase zelf voorfinancieren bij de bank en kan alleen in hele specifieke situaties, vooraf vastgelegd in het contract, een extra vergoeding voor ‘meerwerk’ bij de opdrachtgever claimen. Los van specifieke risico’s gedurende de bouw, staat of valt een rendabel project bij de kwaliteit van het dagelijkse projectmanagement bij de opdrachtnemer. Regelmatig lukt het bouwers nog onvoldoende om mensen en middelen in de volle breedte zo te orkestreren en enthousiasmeren dat projectfasen tijdig worden afgerond tegen de gewenste kwaliteit van de output.

Echte uitdaging is professionele samenwerking

Mijn afdronk van de Marktvisie is een uitnodiging aan zowel opdrachtgeverszijde als opdrachtnemerszijde om veel transparanter met elkaar om te gaan en een starre, conservatieve houding los te laten. Dat betekent openstaan voor wederzijdse kritiek en elkaar aanspreken als men vindt dat er onjuist wordt gehandeld. Tempo maken in het veranderingsproces is een uitdaging en de vernieuwing kan niet alleen afhangen van nieuwe, jonge collega’s met een frisse blik en brainstormsessies die co-creatie moeten aanjagen. Begin met ‘eenvoudige’, concrete, wellicht voor de hand liggende zaken:

  • Stel eisen aan de projectbemensing in het kernteam aan zowel opdrachtgever/opdrachtnemer zijde, ontwikkel een kader voor competenties als samenwerken, communicatie, proactiviteit en resultaatgericht onderhandelen. Leg de kwaliteit van het projectteam vast in de gunningscriteria.
  • Implementeer waar mogelijk ruimte voor extra afstemming waar het gaat over inventarisatie en verdeling van risico’s. Denk bijvoorbeeld aan extra ruimte voor specialistisch overleg tijdens de concurrentiegerichte dialoog of een extra herrijkingsronde na gunning om projectmanagement en contractmanagement te optimaliseren.
  • Stimuleer flexibiliteit en innovatie door beter benutten van de aangepaste Aanbestedingswet en de daarin benoemde mogelijkheden voor innovatiepartnerschap, zoek als opdrachtgever de ‘rek’ op in functioneel specificeren.
  • Onderzoek of het bij langjarige onderhoudscontracten mogelijk is om de opdrachtgever een breakoptie aan te bieden om te profiteren van technologische innovaties (bijv. duurzame energie). De opdrachtgever kan voor een (gedeeltelijke) bekostiging van de benodigde aanpassingen een innovatievoucher in het vooruitzicht stellen die alleen onder bepaalde condities tot uitkering komt (bijv. een gegarandeerd x% lager energieverbruik).

 
Mijn opsomming is niet compleet en de waarheid is wellicht complexer. Stop in ieder geval met klagen over aanbestedingsregels, contractvormen, selectiecriteria en incapabele partners. Succes komt uit betere samenwerking en wederzijds respect voor elkaars rol.

Ik daag een ieder uit om mijn lijstje te verbeteren en aan te vullen met échte best practices uit de praktijk. Uiteindelijk zijn best practices het fundament voor een win-win-win situatie; i) een soepel proces en een publieke opdrachtgever die tevreden is over het eindproduct, ii) de bouwsector die trots kan zijn op haar projectaanpak met uitzicht op rendementsherstel naar een gezonder niveau en iii) een bank die zich comfortabeler voelt bij de bouwprojecten van haar klanten met meer zekerheid over het kunnen opbrengen van de financieringslasten.

*EMVI: Economisch Meest Voordelige Inschrijving; niet alleen de prijs, maar ook specifieke kwaliteitsaspecten zijn doorslaggevend bij het gunnen van een opdracht.


Over de auteur: Leontien de Waal

Leontien de Waal is sinds 2003 werkzaam bij Rabobank en al bijna 10 jaar in de rol van sectorspecialist bouw, vastgoed & engineering. Ze heeft regelmatig contact met bedrijven uit de gehele bouwkolom om de dialoog aan te gaan over marktontwikkelingen, trends, strategische keuzes en de (financiële) consequenties daarvan. Ook geeft ze lezingen daarover. Leontien adviseert over het te volgen commerciële beleid van Rabobank in de sector. Een persoonlijke uitdaging haalt ze uit het dichter bij elkaar brengen van businesscases van klanten en de financiële mogelijkheden die Rabobank biedt. In het bijzonder op het gebied van duurzaamheid en business model innovatie. Voor Rabobank is duurzaamheid een van de speerpunten bij zowel vastgoedfinancieringen als de financiering van bouwprojecten

Geef een reactie

Uw privacy en het gebruik van cookies

Deze website gebruikt cookies om de inhoud en de marketing van onze website te personaliseren, extra functies te bieden en websiteverkeer te analyseren.

Per categorie; functioneel of marketing, wordt duidelijk aangegeven waar de cookies voor dienen. U kunt zelf bepalen welke cookies aan of uit mogen staan.

Wanneer u direct op ‘Accepteren’ klikt dan gaat u akkoord met de toepassing van alle cookies binnen deze website.

Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens en gebruik van cookies kunt u vinden in onze privacyverklaring.

x

  • Functioneel
  • Marketing

Deze website gebruikt cookies die voor de functionaliteit van de website noodzakelijk zijn. Denk aan basisfuncties, instellingen, pagina-navigatie en o.a. toegang tot beveiligde delen van de website. Zonder deze cookies kan de website niet naar behoren werken. Deze cookies zijn verplicht om te accepteren. Gegevens die via Google Analytics worden verwerkt zijn allemaal anoniem en bevatten geen persoonsgegevens.

 

Naam Aanbieder Doel Vervaldatum Type
_ga Google Analytics Ten behoeven analyse websiteverkeer 2 Jaar HTTP
_gat Google Analytics Beperkt het aantal geregistreerde gegevens voor Google 1 Minuut HTTP
_gid Google Analytics Ten behoeven analyse websiteverkeer 1 Dag HTTP
ysdb-cookiealert bouwkennisblog.nl Bijhouden geaccepteerde cookies 1 Jaar HTTP
ysdb-cookiealert-hash bouwkennisblog.nl Bijhouden of de cookies aangepast zijn 1 Jaar HTTP

Deze website gebruikt cookies die worden gebruikt om een optimale beleving te bieden aan bezoekers. Via deze cookies kunnen we continu onze diensten versterken en verbeteren. We houden bijvoorbeeld in de gaten wat de meest favoriete pagina’s zijn. Wij maken op basis van onze cookies GEEN gebruik van advertenties. Alle gegevens zijn anoniem en niet traceerbaar naar de bezoeker.

 

Naam Aanbieder Doel Vervaldatum Type
Hotjar, _hjUserId _hjIncludedInSample Hotjar Om inzicht te krijgen in waar gekeken en geklikt wordt op onze website wordt gebruik gemaakt van Hotjar cookies. Met behulp van de gegevens die door deze cookies worden verzameld kunnen we analyseren wat er op de website gedaan wordt om de website te kunnen verbeteren. 1 Jaar HTTP